Prix du livre réglementé, retours possibles aux distributeurs et pic violent à la rentrée scolaire.

Dans une entreprise de librairie et papeterie, ce poste s'appelle « Assistant de direction » (direction).

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin avec le dirigeantChaque matin, envoyer au dirigeant son agenda, les trois sujets à arbitrer et les actions qui tombent aujourd'hui.
Trier ce qui monte et ce qui redescendLire tout ce qui arrive au dirigeant, garder au registre ce qui demande son arbitrage et noter à qui revient le reste.
Transmettre à la bonne personneTransmettre chaque sujet qui ne relève pas du dirigeant à la personne qui doit le traiter, avec le contexte, et le noter au registre.
Tenir l'agenda du dirigeantPoser, déplacer et confirmer les rendez-vous demandés en protégeant les plages de travail du dirigeant.
Préparer le dossier de chaque rendez-vousPour chaque rendez-vous du lendemain, monter une page : qui, ce qui s'est dit la dernière fois, ce qui est en suspens, ce qu'il faut obtenir.
Diffuser les décisions et les actionsÀ chaque compte rendu déposé, en tirer les décisions et les actions avec un responsable et une date, et envoyer à chacun ce qui le concerne.
Relancer les actions en retardRelancer chaque responsable dont l'action a dépassé sa date, et noter la réponse au registre.
Rendre le point du soirEn fin de journée, envoyer au dirigeant ce qui a été arbitré, transmis, décidé et ce qui reste ouvert.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur librairie et papeterie.

Prix unique du livre: Le prix fixé par l'éditeur, que le détaillant ne peut modifier que dans une limite très faible.
Office: L'envoi automatique de nouveautés par le distributeur, à trier et à renvoyer en partie.
Retour: La faculté de renvoyer les invendus au distributeur, qui distingue ce commerce de presque tous les autres.
Noté: La commande spéciale passée pour un client sur un titre non tenu, service qui fidélise la clientèle.
Fonds: Les titres tenus en permanence au-delà des nouveautés, qui font l'identité et la réputation d'une librairie.
Rotation: La vitesse d'écoulement d'un titre, très faible sur le fonds et très rapide sur les nouveautés.
Rentrée littéraire: Le pic d'automne qui concentre nouveautés, mises en place et retours quelques semaines plus tard.
Papeterie et fournitures: Le rayon complémentaire, à meilleure marge que le livre et qui porte la rentrée scolaire.

Bon de livraison d'office: Il liste les nouveautés envoyées d'office, à contrôler et à trier avant mise en rayon.
Bordereau de retour: Il accompagne les invendus renvoyés au distributeur et conditionne l'avoir correspondant.
Carnet des commandes clients: Il suit chaque titre noté, son arrivée et l'information du client qui l'attend.
État du fonds par rayon: Il montre ce qui dort depuis des mois et oriente les retours avant que la trésorerie soit bloquée.

Le prix du livre est celui fixé par l'éditeur : la remise autorisée est plafonnée et aucune promotion ne peut la dépasser.

Les offices se trient dès réception : accepter tout sans retour remplit le stock d'invendus qui deviennent des pertes.

Les commandes clients se suivent individuellement et le client se prévient à l'arrivée : un noté oublié est un client perdu.

Les retours se font selon les règles et les délais du distributeur, sinon l'avoir est refusé et l'invendu reste à charge.

Titres en stock: Le nombre de références, très élevé, dont la plupart ne se vendent qu'une ou deux fois par an.
Taux de retour: La part des livres renvoyés aux distributeurs, qui mesure l'ajustement des commandes.
Rotation du fonds: La vitesse d'écoulement hors nouveautés, qui décide de la trésorerie disponible.
Le client lecteur: Il vient pour un conseil autant que pour un titre, et c'est ce conseil qui le retient face à la vente en ligne.
Le distributeur: Il envoie les offices, accepte les retours selon ses règles et décide des délais de commande spéciale.
Le représentant éditeur: Il présente les parutions à venir et aide à doser les mises en place de la rentrée.
L'établissement scolaire ou la collectivité: Il commande en volume avec des marchés et des délais de paiement longs.; La rentrée littéraire et les fêtes de fin d'année font l'essentiel du chiffre, avec des mises en place lourdes.; La rentrée scolaire porte la papeterie et les manuels, sur quelques semaines très intenses.; Les offices arrivent en continu et demandent un tri régulier, faute de quoi le stock se remplit tout seul.