Un client émetteur ne paie pas une facture parce qu'elle est juste, mais parce qu'elle est accompagnée de ce que son contrat exige : bordereau de livraison contresigné, état de réconciliation du lot, parfois certificat de conformité. Il en manque un, et la facture revient trois mois plus tard. Les pénalités de retard, les avances et les retenues contractuelles se calculent aussi sur la facture. L'agent de facturation prépare un dossier qui passe du premier coup.

Dans une entreprise de impression fiduciaire et documents sécurisés, ce poste s'appelle « Facturation et relances clients » (gestion et administration).

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Facturer sur la quantité réellement livréeIl établit la facture d'un lot sur le nombre de milliers inscrit au bordereau contresigné, et non sur la quantité commandée, qui peut en différer.
Joindre les pièces exigées par le contratIl assemble pour chaque facture le bordereau, l'état de réconciliation du lot et les certificats prévus, dans l'ordre que l'administration du client demande.
Appliquer les retenues et pénalités contractuellesIl calcule et fait apparaître la pénalité de retard due quand un lot est livré après sa date, et déduit les acomptes déjà versés selon le contrat.
Préparer la facture de clôture de commandeEn fin de marché, il établit la facture de solde avec l'état final, y compris le sort des feuilles en gâche et du reliquat de matière de valeur s'il est refacturé.
Émettre l'avoir d'un lot contestéQuand un lot est en partie refusé après contrôle du client, il prépare l'avoir correspondant aux paquets rejetés, à valider par la direction avant envoi.
Repérer les lots livrés non facturésIl compare la liste des bordereaux de livraison du mois et celle des factures émises, et signale tout lot sorti de l'usine sans facture.

Sur le terrain

Un lot livré avec quatre jours de retard

Le cinquième lot de billets a été livré quatre jours après sa date contractuelle. L'agent calcule la pénalité selon la clause du contrat, la fait figurer en déduction sur la facture, et joint le bordereau contresigné et l'état de réconciliation. Il soumet le projet au contrôleur de gestion avant envoi, et la banque centrale règle sans contestation.

Une facture renvoyée faute de certificat

Un ministère renvoie la facture d'un lot de passeports : le certificat de conformité prévu à l'annexe du marché n'était pas joint. L'agent le réclame à la qualité, reconstitue le dossier complet et l'adresse de nouveau. Il ajoute ce certificat à la liste des pièces à joindre pour tous les lots suivants de ce marché.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Client émetteur: La banque centrale ou l'État qui commande et audite la fabrication.
Réconciliation: L'égalité entre entrées et bonnes plus gâches plus stock, vérifiée à chaque étape.
Gâche: La feuille ratée, qui porte les mêmes sécurités qu'une bonne et se détruit sous contrôle.
Matière de valeur: Papier fiduciaire, fils et encres de sécurité ou feuille imprimée, comptés à chaque mouvement.

Son métier de départ : Agent de facturation. Toute l'activité : Impression fiduciaire et documents sécurisés.