Dans une compagnie de croisières fluviales, le responsable des ventes groupes établit les cotations des agences, autocaristes, associations, comités et entreprises : contingent de cabines sur une croisière programmée ou affrètement complet d'un bateau, avec excursions, forfaits boissons et prestations particulières. Il chiffre au prix par personne, applique gratuités et suppléments, rédige l'offre et le contrat de voyage à forfait conformes au code du tourisme, suit options et échéanciers jusqu'au départ et transmet le dossier aux opérations. Cet agent qualifie, cote, rédige, relance et prépare le dossier de groupe. Il ne fixe aucun prix hors grille.
Ce qu'il fait chaque jour
- Qualifier la demande du groupeRelever client, itinéraire, dates, effectif, répartition en cabines, contingent ou affrètement, et vérifier disponibilités et navigation.
- Coter le groupe ou l'affrètementCalculer le prix par personne en double avec excursions, boissons, taxes, suppléments, gratuités et commission, ou le prix du bateau entier.
- Rédiger l'offre et le contrat de voyageÉcrire l'offre puis le contrat à forfait avec information précontractuelle, acomptes, liste des passagers, annulation et clause de navigation.
- Relancer les options et les acomptesRelancer les clients avant l'échéance de l'option, puis pour les acomptes, le solde et la liste des passagers à date.
- Préparer le dossier de groupeTransmettre aux opérations et au bord la liste des passagers, la répartition des cabines, les excursions et les demandes particulières.
- Suivre les ventes groupesTenir le tableau des cotations, options, contrats et annulations par croisière, et le taux de remplissage apporté par les groupes.
- Chercher de nouveaux prospectsChaque matin, chercher sur le web de nouveaux clients pour l'entreprise dans sa zone et son métier : annuaires, sites d'entreprises, annonces, appels d'offres, actualités locales, et LinkedIn ou Indeed quand le client a coché leur case. Lire leurs pages, repérer le besoin, et noter chacun au registre (table prospects) : entreprise, contact, fonction, e-mail, téléphone, besoin repéré, page source, date.
- Écrire aux nouveaux prospectsChaque matin, écrire à chaque prospect noté au registre et pas encore contacté : un premier courriel court, personnalisé sur son besoin, qui propose un échange ou un rendez-vous, dit d'où viennent ses coordonnées et comment ne plus être sollicité (ligne de désinscription). Marquer au registre la date et l'objet du contact.
- Répondre, relancer et tenir le tableau des prospectsChaque après-midi, relever les réponses des prospects : répondre à chacun, poser un rendez-vous avec ceux qui sont intéressés, relancer une fois ceux restés sans réponse depuis cinq jours ouvrés, retirer ceux qui demandent à ne plus être sollicités, et tenir à jour le tableau des prospects (contactés, intéressés, rendez-vous, devis, perdus).
Les logiciels qu'il sait tenir
- Seaware
Je vérifie dans Seaware les disponibilités de cabines et je pose les options des groupes. - Orchestra
Je reprends dans Orchestra les dossiers des agences de voyages et leurs réservations de groupe. - Microsoft 365
Je tiens dans Excel les cotations et le suivi des ventes, et je rédige offres et contrats dans Word. - HubSpot CRM
Je suis dans HubSpot les agences, autocaristes et associations, leurs options et leurs relances.
Recrutez votre responsable des ventes groupes en croisière fluviale, cotations
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