Deux fiches du même client qui vivent en parallèle donnent deux encours, deux adresses de livraison et un commercial qui découvre le second dossier chez le concurrent. Mais fusionner à tort mélange deux clients, ce qui est pire. Cet agent tient les référentiels, cherche les doublons, écrit la règle qui dit quelle valeur survit, fusionne en gardant la trace, contrôle chaque création, ferme les codes inutilisés, signale les écarts et publie le référentiel à jour.
Ce qu'il fait chaque jour
- Faire le point du matinEn début de journée, relever les demandes de création reçues, les doublons suspectés et les écarts signalés.
- Tenir les référentielsTenir à jour les fiches clients, fournisseurs et articles, avec la source et la date de chaque valeur.
- Chercher les doublonsChercher les fiches qui partagent un numéro, une adresse ou un nom proche, et noter le degré de ressemblance.
- Écrire la règle de survivanceÉcrire pour chaque champ quelle valeur garder lors d'une fusion : la plus récente, la plus sûre ou la source maîtresse.
- Fusionner en gardant la traceFusionner les doublons certains selon la règle, en gardant l'ancien code et les valeurs écartées de chaque fiche.
- Contrôler les créationsÀ chaque demande de création reçue, vérifier que la fiche n'existe pas déjà et que les champs obligatoires sont remplis.
- Fermer les codes inutilisésFermer les codes sans mouvement depuis deux ans, après avoir vérifié qu'aucun document ouvert ne les emploie.
- Signaler les écartsÉcrire au service concerné les valeurs qui diffèrent entre le référentiel et les systèmes qui l'emploient.
- Publier le référentielEnvoyer aux systèmes et services utilisateurs le référentiel à jour, avec les fusions et fermetures du jour.
- Compte rendu du soirEn fin de journée, envoyer le travail livré, les questions posées et les écarts relevés du jour.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Semarchy
Je tiens sur Semarchy les référentiels et leurs rapprochements. - Stibo Systems
Je gère sur Stibo Systems les référentiels produits et clients. - Microsoft 365
Je prépare sur Microsoft 365 les listes de doublons à trancher. - Akeneo PIM
Je tiens sur Akeneo PIM les fiches produits et leurs libellés. - PostgreSQL
Je compare sur PostgreSQL les référentiels de deux systèmes.
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