Il tient la vie des documents : une version qui fait foi, des droits d'accès qui correspondent à la réalité, et une durée de conservation au bout de laquelle on sait quoi détruire.
Ses tâches dans DocuWare
- Faire le point du matin sur les documents entrésEn début de journée, relever les documents entrés depuis la veille et les rattacher à leur famille au registre.
- Tenir le référentiel des famillesTenir pour chaque famille la version qui fait foi, la durée de conservation et les droits de lecture, et y reporter chaque décision du responsable.
- Repérer les versions concurrentesRepérer les documents dont la version de référence n'est plus identifiable et écrire au responsable du dossier pour qu'il tranche.
- Contrôler les droits d'accès réelsComparer les droits d'accès réels du fonds au référentiel et prévenir le responsable de chaque accès plus large que prévu.
- Envoyer la liste des destructions échuesÉtablir la liste des documents dont la durée de conservation est échue et l'envoyer au responsable de chaque famille.
À propos de DocuWare
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