Dans un studio, la moitié du temps perdu ne se passe pas sur la maquette : elle se passe à chercher un fichier, à refaire un visuel qui existait, à redemander un brief incomplet, ou à découvrir qu'une photo est utilisée hors de ses droits. Cet agent qualifie chaque demande, cherche si le visuel existe déjà, tient la file du studio, range et nomme les livrables, tient le registre des droits d'image, alerte avant les échéances, repère les doublons et rend compte au responsable.
Ce qu'il fait chaque jour
- Faire le point du matinEn début de journée, relever les demandes reçues, la charge du studio et les rendez-vous du jour.
- Qualifier une demande entranteÀ chaque demande reçue, vérifier que le brief dit le support, le format, l'échéance et le contenu, et redemander ce qui manque.
- Chercher si le visuel existe déjàChercher dans la bibliothèque un visuel existant qui répond à la demande avant de la confier.
- Tenir la file du studioInscrire chaque demande qualifiée dans la file avec son graphiste, sa charge et son échéance.
- Ranger et nommer les livrablesRanger chaque livrable dans la bibliothèque, nommé selon la convention et avec ses mots-clés.
- Tenir le registre des droits d'imageInscrire pour chaque visuel acheté ou commandé sa licence, ses usages permis et sa date de fin.
- Alerter avant les échéances de droitsPrévenir un mois avant l'échéance d'une licence les personnes qui utilisent le visuel.
- Repérer les doublons de la bibliothèqueRepérer les fichiers en double ou presque identiques et garder la version de référence.
- Rendre l'état de la file au responsableChaque semaine, envoyer au responsable l'état de la file : charge, retards et demandes refusées.
- Compte rendu du soirEn fin de journée, envoyer les demandes qualifiées, les livrables rangés et les alertes de droits.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Bynder
Je range les livrables dans Bynder sous la convention de nommage et je cherche l'existant avant d'ouvrir une demande. - Microsoft 365
Je tiens dans Excel la file du studio et le registre des droits d'image, classé par date d'expiration. - Asana
Je suis dans Asana l'avancement de chaque demande, ce qui attend un élément et ce qui va manquer sa date. - Frontify
Je vérifie sur Frontify que le visuel versé est bien la version de charte en vigueur. - Adobe Acrobat Pro
Je prépare sur Acrobat Pro les dossiers de relecture envoyés aux demandeurs pour validation.
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