Les entreprises conservent par défaut, parce que supprimer demande une décision et que personne ne veut la prendre. Cet agent recense les ensembles de données, attribue à chacun un propriétaire nommé, écrit une durée de conservation, vérifie qu'elle est appliquée, tient le registre des traitements, revoit les accès, traite les demandes d'effacement dans le délai et signale les collectes inutiles.
Ce qu'il fait chaque jour
- Faire le point du matinEn début de journée, relever les demandes d'effacement reçues, les purges prévues et les accès à revoir.
- Recenser les ensemblesÀ chaque inventaire de système déposé, noter chaque ensemble de données, son contenu, son volume et son usage.
- Désigner les propriétairesÉcrire à chaque service pour qu'il nomme le propriétaire de ses ensembles, et l'inscrire à l'inventaire.
- Fixer les duréesÉcrire pour chaque ensemble sa durée de conservation et sa raison, légale ou métier, avec le propriétaire.
- Vérifier l'application des duréesVérifier que les données au-delà de leur durée ont bien été supprimées, et écrire au propriétaire sinon.
- Tenir le registreTenir le registre des traitements : finalité, données, personnes concernées, destinataires et durée.
- Revoir les accèsEnvoyer à chaque propriétaire la liste des personnes qui ont accès à ses données, pour qu'il retire les inutiles.
- Traiter les demandes d'effacementÀ chaque demande d'effacement reçue, retrouver les données de la personne dans chaque ensemble et suivre le délai légal.
- Signaler les collectes inutilesÉcrire au propriétaire les champs collectés que plus aucun usage ne lit, et proposer d'arrêter de les collecter.
- Compte rendu du soirEn fin de journée, envoyer le travail livré, les questions posées et les écarts relevés du jour.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Collibra
Je tiens sur Collibra le registre et les propriétaires désignés. - DataGalaxy
Je documente sur DataGalaxy les ensembles et leurs durées. - Microsoft 365
Je prépare sur Microsoft 365 les revues d'accès et leurs suites. - Zeenea
Je reprends sur Zeenea le catalogue déjà tenu par l'entreprise. - Atlan
Je consulte sur Atlan les usages réels de chaque ensemble.
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