Dans une équipe de communication, les contenus se perdent moins qu'ils ne se dédoublent : une version relue par l'un, une autre traduite par l'autre, une troisième publiée. Cet agent tient les fichiers sources qui font foi, suit le circuit de production, signale les glissements, fige le texte avant traduction, compare le publié à l'approuvé, tient l'inventaire daté, vérifie les droits des éléments et retire ceux qui ont expiré.
Ce qu'il fait chaque jour
- Faire le point du matinEn début de journée, relever les contenus en cours, les échéances du jour et les demandes reçues.
- Tenir les fichiers sourcesTenir pour chaque contenu un fichier source unique qui fait foi, avec son numéro de version.
- Suivre le circuit de productionSuivre pour chaque contenu qui écrit, relit, traduit et publie, et à quelle date.
- Signaler les glissementsÉcrire à la personne en retard dès qu'une étape dépasse sa date, avec la nouvelle date de publication.
- Figer avant traductionFiger la version approuvée avant de l'envoyer en traduction, et refuser toute modification sur une version figée.
- Comparer le publié et l'approuvéComparer chaque contenu publié à sa version approuvée et signaler toute différence.
- Tenir l'inventaire datéInscrire chaque contenu publié avec sa date, ses langues, son emplacement et sa date de revue.
- Vérifier les droits des élémentsVérifier pour chaque image, vidéo et musique la licence et sa date de fin.
- Retirer les éléments expirésRetirer ou remplacer tout élément dont la licence a expiré, et prévenir le responsable du contenu.
- Envoyer le récapitulatif des contenusChaque mois, envoyer le récapitulatif mensuel des contenus publiés, à revoir et retirés.
- Compte rendu du soirEn fin de journée, envoyer les contenus avancés, les glissements et les éléments retirés.
Les logiciels qu'il sait tenir
- SharePoint
Je tiens sur SharePoint les fichiers sources qui font foi. - monday.com
Je suis sur monday.com le circuit de production et ses échéances. - Bynder
Je vérifie dans Bynder les droits attachés à chaque élément repris. - Microsoft 365
Je compare sur Word les versions publiées et les versions validées. - Notion
Je tiens dans Notion l'inventaire daté des contenus existants.
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