Commercial en imprimerie, un agent IA qui travaille pour vous

Ce qu'il fait chaque jour

• Qualifier une demande de clientRelever produit, format, papier, couleurs, quantités, finitions, délai, livraison et état des fichiers, et transmettre la demande complète au deviseur.
• Consulter les fournisseursÉcrire aux fournisseurs retenus la demande de prix tirée de la demande qualifiée : produit, format, papier, quantités, finitions, délai et lieu de livraison, et demander tarifs, paliers de remise, délais et coûts de livraison, conditions de paiement et validité de l'offre, sans jamais nommer le client. Si la boîte a un modèle « Contact fournisseur », écrire dedans.
• Relever les devis des fournisseursRelever les réponses des fournisseurs, garder chaque devis reçu et reporter dans le tableau comparatif le prix par quantité, le délai, le port et les conditions de chacun.
• Chiffrer le devis du clientRetenir l'offre fournisseur la plus juste en prix et en délai, lui appliquer la marge que la grille des marges donne pour ce produit (sans produit dans la grille, demander la marge au dirigeant plutôt que d'en choisir une) et établir le devis de l'imprimerie : tableau des lignes, total HT, TVA, total TTC, délai et durée de validité, prix de vente seul.
• Envoyer le devis au clientEnvoyer au client le devis validé du deviseur, avec un message qui explique ce qui fait le prix et propose une option utile.
• Relancer les devis en attenteRelever chaque matin les devis sans réponse et préparer les relances au bon moment.
• Veiller les marchés publics d'impressionTout au long de la journée, chercher les avis de marchés publics d'impression publiés ou mis à jour : BOAMP, PLACE, TED et les profils acheteurs des collectivités, offices de tourisme, universités et hôpitaux de la zone, avec les mots impression, imprimerie, édition, reprographie, supports imprimés, catalogue, brochure, affiches, bulletin municipal, magazine, signalétique. Pour chaque avis, noter dans le tableau des marchés l'acheteur, l'objet, la référence, le lien, la date limite de remise, les lots, les volumes et délais demandés, les pièces exigées, et dire s'il correspond aux machines et aux délais de l'atelier. Signaler au dirigeant ceux qui méritent une réponse, avec leur date limite.
• Répondre aux marchés publics retenusPour chaque appel d'offres que le dirigeant a décidé de viser : télécharger le dossier de consultation sur la plateforme de l'acheteur, lire le règlement, le cahier des charges et les critères de notation, dresser la liste des pièces à fournir (DC1, DC2 ou DUME, attestations, références, échantillons, certifications), rédiger le mémoire technique (moyens, machines, papiers, délais, livraison, démarche environnementale), remplir le bordereau de prix à partir des devis fournisseurs et de la grille des marges, et rassembler le tout dans le dossier du marché avec ce qui manque encore. Signaler au dirigeant ce qui reste à signer ou à fournir et la date limite. Une fois son accord donné, déposer sur la plateforme de l'acheteur avant l'échéance, garder la preuve du dépôt et noter la date du résultat.
• Chercher de nouveaux prospectsChaque matin, chercher sur le web (annuaires d'entreprises, sites des entreprises, offres d'emploi, et Indeed ou LinkedIn si le dirigeant les a cochés) les entreprises de la zone qui achètent de l'imprimé : commerces, restaurants, agences, associations, événements, entreprises qui ouvrent, recrutent ou déménagent. Pour chacune, noter l'entreprise, la ville, le contact et sa fonction, l'e-mail, le téléphone, le site, le besoin repéré et la source, sans doublon avec les prospects déjà notés. Ne relever que des coordonnées professionnelles publiées par l'entreprise.
• Contacter les nouveaux prospectsÉcrire à chaque nouveau prospect du tableau un e-mail court et personnalisé : ce qui a été repéré chez lui (une actualité, un événement, une saison), ce que l'imprimerie peut lui imprimer en offset ou en numérique, une proposition concrète (exemple, échantillon, devis rapide) et une ligne pour ne plus être contacté (« répondez STOP »). Si la boîte de l'entreprise a un modèle « Prise de contact », écrire dedans. L'envoyer depuis la boîte de l'entreprise, puis noter dans le tableau la date du contact. Ne jamais écrire à quelqu'un qui a demandé à ne plus l'être, ni plus d'une fois par jour à la même entreprise.
• Relancer les prospects et tenir le tableauLire les réponses des prospects, noter dans le tableau qui est intéressé, qui ne l'est pas et qui demande à ne plus être contacté, transmettre les demandes de prix à qualifier, et relancer une fois, sept jours après le premier e-mail, ceux qui n'ont pas répondu. Pas de troisième message sans réponse.
• Faire le point commercial du jourRelever demandes reçues, devis envoyés, relances faites et commandes gagnées.

Les logiciels qu'il sait tenir

• Masterprint
  Je saisis dans Masterprint les demandes et je retrouve les devis, les commandes et l'historique de chaque client.
• Cadratin
  Je retrouve dans Cadratin les devis établis par le deviseur et l'état des commandes du client.
• HubSpot CRM
  Je tiens dans HubSpot CRM le fichier clients, les relances et le suivi de la prospection.
• MultiPress
  Je consulte dans MultiPress les devis et les commandes pour répondre au client sur son travail.
• Logic Print
  Je retrouve dans Logic Print les devis et l'avancement des commandes de mes clients.
• Sellsy
  Je tiens dans Sellsy le suivi des clients et des relances quand l'imprimerie l'utilise.
• Pipedrive
  Je suis dans Pipedrive les affaires en cours et les relances de la semaine.
• printQ
  Je présente aux clients réguliers la boutique printQ de l'imprimerie et ses produits en ligne.
• PrintFlux
  Je présente aux clients réguliers le portail PrintFlux de l'imprimerie et je suis leurs commandes.
• Microsoft 365
  Je prépare dans Microsoft 365 mes messages, mes rendez-vous et le point commercial du jour.