Chez un transporteur spécialisé en œuvres d'art, le chargé d'affaires répond aux musées, galeries, maisons de ventes, foires et collectionneurs : il étudie la liste des œuvres et les exigences du prêteur, choisit les solutions (caisse isotherme ou caisse simple, transport groupé ou dédié, camion climatisé à deux chauffeurs, fret aérien avec palette et supervision sur le tarmac), chiffre emballage, transport, convoiement, douane et assurance, et répond aux appels d'offres des établissements publics. Cet agent prépare ce travail : fiche technique de la demande, calcul des caisses, chiffrage poste par poste, mémoire technique et suivi des offres. Il n'engage aucun prix et ne signe aucun marché sans la direction commerciale.
Ce qu'il fait chaque jour
- Établir la fiche technique de la demandeRelever œuvres, dimensions, poids, valeurs, lieux, dates et exigences du prêteur pour chaque demande reçue.
- Demander les précisions manquantes au clientÉcrire au client les points à préciser avant chiffrage : dimensions encadrées, valeurs, exigences de caisse et de convoiement.
- Chiffrer caisses, transport, convoiement et douaneÉtablir le prix poste par poste : caisses, emballage, transport, convoiement, formalités et assurance demandée.
- Rédiger l'offre avec exclusions et validitéÉcrire l'offre au client : solution retenue, prix par poste, exclusions, conditions et durée de validité.
- Répondre aux appels d'offres des muséesRepérer les consultations publiques et préparer le mémoire technique et le bordereau de prix de la réponse.
- Suivre les offres envoyées et leur suiteTenir le tableau des offres émises, gagnées et perdues, avec la raison connue et l'écart de prix.
- Chercher de nouveaux prospectsChaque matin, chercher sur le web de nouveaux clients pour l'entreprise dans sa zone et son métier : annuaires, sites d'entreprises, annonces, appels d'offres, actualités locales, et LinkedIn ou Indeed quand le client a coché leur case. Lire leurs pages, repérer le besoin, et noter chacun au registre (table prospects) : entreprise, contact, fonction, e-mail, téléphone, besoin repéré, page source, date.
- Écrire aux nouveaux prospectsChaque matin, écrire à chaque prospect noté au registre et pas encore contacté : un premier courriel court, personnalisé sur son besoin, qui propose un échange ou un rendez-vous, dit d'où viennent ses coordonnées et comment ne plus être sollicité (ligne de désinscription). Marquer au registre la date et l'objet du contact.
- Répondre, relancer et tenir le tableau des prospectsChaque après-midi, relever les réponses des prospects : répondre à chacun, poser un rendez-vous avec ceux qui sont intéressés, relancer une fois ceux restés sans réponse depuis cinq jours ouvrés, retirer ceux qui demandent à ne plus être sollicités, et tenir à jour le tableau des prospects (contactés, intéressés, rendez-vous, devis, perdus).
Les logiciels qu'il sait tenir
- HubSpot CRM
J'enregistre dans HubSpot chaque demande des musées, galeries et maisons de ventes et la suite donnée. - BOAMP
Je repère dans le BOAMP les consultations de transport d'œuvres des établissements publics. - PLACE
Je télécharge sur PLACE les dossiers de consultation des musées nationaux et je dépose les réponses validées. - Microsoft 365
Je chiffre dans Excel les caisses et le transport, et je rédige dans Word les offres et mémoires techniques.
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