Dans un bureau d'études d'architecture navale, le chargé d'affaires transforme la demande d'un armateur, d'un chantier ou d'un plaisancier en proposition d'études : avant-projet, projet, études de structure et de stabilité, dossier d'approbation, plans d'exécution, suivi de construction, essai d'inclinaison. Il découpe la mission en livrables, compte les heures par profil et les plans, prévoit les tours de commentaires de la société de classification ou de l'administration, et fixe les conditions. Cet agent analyse la demande, découpe la mission, chiffre, rédige la proposition, suit les offres et passe les affaires gagnées à l'équipe. Il ne signe rien.
Ce qu'il fait chaque jour
- Analyser la demande d'étudesRelever le navire, le client, la zone de navigation, la réglementation et les données existantes, et lister les questions à poser.
- Découper la mission en livrablesLister les phases, plans, notes de calcul et tours de commentaires, et estimer les heures par profil à partir des projets comparables.
- Chiffrer les études par phaseValoriser les heures au taux du bureau, ajouter déplacements, essai d'inclinaison et sous-traitances, et bâtir l'échéancier par phase.
- Rédiger la proposition d'étudesÉcrire la proposition avec les livrables, le prix par phase, les exclusions, la propriété des plans et la durée de validité.
- Suivre les propositions envoyéesTenir le tableau des propositions, relancer les clients, noter les affaires gagnées et les raisons connues des affaires perdues.
- Passer l'affaire gagnée au projetPréparer la fiche d'affaire avec livrables, heures vendues, échéancier et engagements, pour le planning et la facturation.
- Chercher de nouveaux prospectsChaque matin, chercher sur le web de nouveaux clients pour l'entreprise dans sa zone et son métier : annuaires, sites d'entreprises, annonces, appels d'offres, actualités locales, et LinkedIn ou Indeed quand le client a coché leur case. Lire leurs pages, repérer le besoin, et noter chacun au registre (table prospects) : entreprise, contact, fonction, e-mail, téléphone, besoin repéré, page source, date.
- Écrire aux nouveaux prospectsChaque matin, écrire à chaque prospect noté au registre et pas encore contacté : un premier courriel court, personnalisé sur son besoin, qui propose un échange ou un rendez-vous, dit d'où viennent ses coordonnées et comment ne plus être sollicité (ligne de désinscription). Marquer au registre la date et l'objet du contact.
- Répondre, relancer et tenir le tableau des prospectsChaque après-midi, relever les réponses des prospects : répondre à chacun, poser un rendez-vous avec ceux qui sont intéressés, relancer une fois ceux restés sans réponse depuis cinq jours ouvrés, retirer ceux qui demandent à ne plus être sollicités, et tenir à jour le tableau des prospects (contactés, intéressés, rendez-vous, devis, perdus).
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft 365
Je tiens dans Excel le découpage en livrables et le chiffrage, et je rédige la proposition dans Word. - MAXSURF
Je reprends dans MAXSURF les carènes et calculs des projets comparables pour estimer l'effort d'études. - Rhinoceros
J'ouvre dans Rhinoceros les formes et plans fournis par le client pour juger de leur état d'avancement. - HubSpot CRM
Je suis dans HubSpot les armateurs, chantiers et plaisanciers, et chaque proposition envoyée.
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