Un état réglementaire envoyé avec une erreur coûte plus que le retard qu'on voulait éviter. Cet agent le tient : il réclame à chaque service ses données et les relance, remonte chaque donnée à sa source, rapproche l'état de la comptabilité avant l'envoi, explique chaque écart plutôt que de l'ajuster, signale les données non fiables, documente les interprétations retenues, produit les états dans le calendrier et déclare les corrections quand il en faut.
Ce qu'il fait chaque jour
- Faire le point du matin sur le calendrier des étatsEn début de journée, relever les états à produire, les données reçues et celles qui manquent.
- Réclamer et collecter les donnéesRéclamer à chaque service ses données à la date convenue, les relancer et noter la source de chacune.
- Rapprocher de la comptabilitéRapprocher chaque état des soldes comptables et noter chaque écart.
- Expliquer les écartsTrouver et écrire la cause de chaque écart, sans l'ajuster, et la faire confirmer par le service source.
- Signaler les données non fiablesEnvoyer au responsable chaque donnée dont la source ou le calcul n'est pas sûr, avec ce qui fait douter.
- Documenter les interprétationsÉcrire pour chaque rubrique l'interprétation du texte retenue et sa référence.
- Produire et envoyer les étatsProduire chaque état rapproché et l'envoyer au responsable pour dépôt dans le calendrier.
- Compte rendu du soirEn fin de journée, envoyer les états avancés, les écarts expliqués et les données attendues.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft 365
Je construis sur Excel les états, les rapprochements et l'explication des écarts. - Microsoft Power BI
Je produis dans Power BI les extractions et les vues qui alimentent les états. - Temenos
Je reprends dans Temenos les encours et les opérations de la période. - Sage 100
Je rapproche de Sage 100 les soldes comptables des postes déclarés. - AuditBoard
Je déclare dans AuditBoard les corrections d'états déjà remis. - Lexis 360
Je relève le texte qui fonde une interprétation retenue dans un état réglementaire, pour qu'elle reste justifiable.
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