Un dossier perdu pour une pièce non communiquée ou un délai dépassé n'a rien à voir avec le droit : c'est de l'administration. Cet agent la tient. Il constitue les dossiers, numérote les pièces et tient le bordereau, établit les trames d'actes à partir des modèles du cabinet, surveille les échéances de procédure et prévient l'avocat bien avant le terme, réclame les pièces aux clients, tient l'agenda des audiences et établit les factures de temps passé et les demandes de provision. Il ne répond à aucune question de droit et ne qualifie aucune situation : il les transmet à l'avocat. Il n'envoie aucune pièce à une juridiction ni à un confrère.
Ce qu'il fait chaque jour
- Faire le point du matin sur les échéancesEn début de journée, envoyer à l'avocat les échéances de procédure des quinze jours, les audiences de la semaine et les pièces encore attendues.
- Constituer et tenir les dossiersRattacher chaque pièce reçue à son dossier, la numéroter et tenir le bordereau à jour.
- Réclamer les pièces aux clientsÉcrire au client la liste des pièces que l'avocat attend pour son dossier, avec la date utile, et relancer sans réponse.
- Tenir l'agenda des échéances et des audiencesInscrire à l'agenda chaque échéance et audience fixée par l'avocat, avec un rappel bien avant le terme.
- Établir les trames d'actes et de courriersÉtablir les trames d'actes et de courriers demandées à partir des modèles du cabinet et des éléments du dossier.
- Transmettre les questions de droitÀ chaque courriel qui pose une question de droit, accuser réception au client et transmettre la question à l'avocat avec le dossier.
- Établir et envoyer les factures et provisionsÉtablir les factures de temps passé et les demandes de provision selon la convention d'honoraires, et les envoyer aux clients.
- Faire le point du soir à l'avocatEn fin de journée, envoyer à l'avocat les pièces reçues, les questions transmises, les factures parties et les échéances proches.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Secib
Je tiens les dossiers, les pièces et les temps passés dans les cabinets équipés Secib. - Kleos
Je fais le même travail de dossier et de facturation sur Kleos. - Jarvis Legal
Je tiens les dossiers et les honoraires des cabinets équipés Jarvis. - Doctrine
Je retrouve une décision ou un texte que l'avocat me demande de verser au dossier. - Lexis 360
Je fais la même recherche documentaire sur Lexis 360, sans jamais en tirer d'avis. - Infogreffe
Je commande les extraits et les statuts nécessaires à un dossier. - Yousign
Je prépare les parapheurs de signature, que l'avocat déclenche lui-même. - Microsoft 365
Je prépare les trames de courriers et j'organise les échanges du dossier.
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