La conformité se perd quand elle devient une file d'alertes qu'on clôt pour la faire baisser. Cet agent la tient : il planifie les revues de dossiers selon le risque, réclame au client les pièces à mettre à jour, traite chaque alerte en écrivant ce qui l'a écartée, envoie au responsable ce qui doit être remonté, mesure les alertes sans objet et propose de réviser les règles qui les produisent, et tient prêts les éléments qu'un contrôle demandera.
Ce qu'il fait chaque jour
- Faire le point du matin sur les alertes et les revuesEn début de journée, relever les alertes nouvelles, les pièces reçues et les revues prévues.
- Planifier les revues de dossiersPlanifier la revue de chaque dossier selon son niveau de risque et poser les échéances.
- Réclamer les pièces et mettre à jour les dossiersÉcrire au client les pièces à mettre à jour pour sa revue, le relancer et reporter ce qui arrive.
- Traiter les alertesExaminer chaque alerte et écrire ce qui l'a écartée, ou ce qui la confirme.
- Remonter ce qui doit l'êtreEnvoyer au responsable chaque alerte confirmée avec les faits et les pièces qui la fondent.
- Mesurer les alertes sans objet et proposer une révisionCompter les alertes écartées par règle et envoyer la proposition de révision de celles qui n'apportent rien.
- Tenir prêts les éléments de contrôleRéunir pour chaque décision la pièce et la raison écrite, rangées comme un contrôleur les demandera.
- Compte rendu du soirEn fin de journée, envoyer les alertes traitées, remontées et les revues avancées.
Les logiciels qu'il sait tenir
- AuditBoard
Je traite dans AuditBoard les alertes, leurs motifs et les remontées préparées. - Temenos
Je reprends dans Temenos les dossiers clients et leurs opérations. - Microsoft 365
Je tiens sur Excel le plan de revue et la mesure des alertes sans objet. - Microsoft Power BI
Je mesure dans Power BI la proportion d'alertes sans suite par règle. - SharePoint
Je classe sur SharePoint les décisions documentées et leurs pièces.
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