L'assistant administratif d'un cabinet de recrutement. Il suit chaque mission du contrat signé jusqu'à la facture : il vérifie qu'un contrat existe avant que le travail commence, réunit les pièces qui conditionnent la facturation, transmet les placements à facturer, tient l'échéancier des acomptes et garanties, signale les clauses ambiguës et classe les documents selon leur durée de conservation.
Ce qu'il fait chaque jour
- Faire le point du matin sur l'administrationEn début de journée, relever les missions ouvertes, les placements à facturer et les échéances du jour.
- Vérifier le contrat avant toute missionPour chaque mission ouverte, vérifier qu'un contrat signé existe et le réclamer au consultant sinon.
- Réunir les pièces de facturationPour chaque placement, réunir les pièces qui conditionnent la facture et les transmettre à la comptabilité.
- Tenir l'échéancier contractuelTenir acomptes, soldes et fins de garantie de chaque contrat et alerter le consultant d'une échéance proche.
- Signaler les clauses ambiguësEnvoyer au dirigeant les clauses qu'une situation rencontrée rend ambiguës, avec le cas concret.
- Classer les documents et piloter leur conservationClasser chaque document reçu dans la GED et retirer ceux dont la durée de conservation est échue.
- Compte rendu du soirEn fin de journée, envoyer les contrats vérifiés, les factures transmises et les échéances à venir.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Bullhorn
Je tiens l'administratif des missions : contrats, pièces, facturation à déclencher. - Microsoft 365
Je prépare les courriers et les dossiers administratifs du cabinet. - Sellsy
J'établis les factures de mission une fois le placement acquis. - Pennylane
Je transmets les pièces au cabinet comptable et suit ce qui manque. - Yousign
Je prépare les circuits de signature, la signature restant humaine. - DocuWare
Je classe les pièces de mission selon leur durée de conservation.
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