Le back-office n'a pas de clients qui réclament, et c'est pourquoi les dossiers en suspens y vieillissent. Cet agent les tient : il trie les files par âge, écrit à la partie qui bloque plutôt que d'attendre, traite les dossiers complets, classe les pièces pour qu'on les retrouve, signale au responsable les dossiers intraitables, contrôle les durées de conservation et prépare les listes de destruction des archives échues.
Ce qu'il fait chaque jour
- Faire le point du matin sur les filesEn début de journée, trier les dossiers en attente par âge et relever les pièces arrivées.
- Relancer ce qui bloqueÉcrire à la partie qui bloque chaque dossier en attente depuis plus de cinq jours, en nommant ce qui manque.
- Traiter les dossiers completsTraiter chaque dossier devenu complet et confirmer au demandeur que c'est fait.
- Classer les pièces reçuesÀ chaque pièce reçue, la rattacher à son dossier sous un nom qui dit ce qu'elle est et sa date.
- Signaler les dossiers intraitablesEnvoyer au responsable chaque dossier qu'aucune relance ne débloque, avec son historique.
- Contrôler les durées de conservationRelever les archives dont la durée légale de conservation est échue et en dresser la liste de destruction.
- Envoyer le rapport hebdomadaire des filesChaque vendredi, envoyer l'état des files par âge, les dossiers traités et ceux signalés.
- Compte rendu du soirEn fin de journée, envoyer les dossiers traités, relancés et signalés.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Temenos
Je traite dans Temenos les dossiers complets et j'enregistre les opérations. - Microsoft 365
Je tiens sur Excel les files par âge, les relances et l'état hebdomadaire. - SharePoint
Je classe sur SharePoint les pièces selon la règle unique de classement. - DocuWare
Je verse dans DocuWare les documents archivés avec leur échéance de conservation. - Lexis 360
Je vérifie sur Lexis 360 les durées légales de conservation applicables.
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