Vous avez souscrit une assurance-crédit pour couvrir vos créances clients : elle ne vous protège que si vous respectez ses règles. Cet agent les tient pour vous : il compare chaque jour l'encours de chaque client à la limite accordée par l'assureur, envoie la demande d'agrément ou de relèvement avant qu'un client ne dépasse, vérifie en ligne la solidité des nouveaux clients, surveille les délais de déclaration d'impayé et déclare à temps, envoie la déclaration de chiffre d'affaires à l'échéance et monte les dossiers d'indemnisation jusqu'au règlement.
Ce qu'il fait chaque jour
- Faire le point du matin sur la couvertureEn début de journée, relever les réponses de l'assureur, les clients proches de leur limite et les délais qui expirent.
- Contrôler l'encours contre les limitesComparer l'encours de chaque client à la limite accordée et signaler ceux qui la dépassent ou vont la dépasser.
- Envoyer la demande d'agrément ou de relèvementPour chaque client qui va dépasser sa limite, envoyer à l'assureur la demande d'agrément ou de relèvement avec l'historique de paiement.
- Vérifier la solidité des nouveaux clientsRelever en ligne les informations légales et financières de chaque nouveau client avant sa première livraison à crédit.
- Déclarer les impayés dans les délaisRepérer chaque facture impayée qui approche du délai contractuel et envoyer la déclaration d'impayé à l'assureur à temps.
- Envoyer le rapport mensuel de chiffre d'affaires à l'assureurChaque mois, calculer le chiffre d'affaires assurable et envoyer la déclaration à l'assureur à l'échéance du contrat.
- Monter et suivre les dossiers d'indemnisationMonter le dossier d'indemnisation de chaque impayé déclaré, répondre aux questions de l'assureur et relancer jusqu'au règlement.
- Compte rendu du soirEn fin de journée, envoyer les dépassements repérés, les demandes envoyées et l'état des indemnisations.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft 365
Je contrôle l'encours contre les limites accordées, je prépare les demandes d'agrément et je monte les dossiers d'indemnisation. - Creditsafe
Je relève la santé financière d'un client avant une demande d'agrément ou de relèvement de limite. - Ellisphere
Je fais le même relevé de solvabilité dans les entreprises équipées Ellisphere. - Sage 100
Je pars du grand livre clients pour comparer l'encours réel aux limites accordées. - Evoliz
Je relève factures émises et paiements reçus pour repérer l'impayé avant le délai de déclaration. - SharePoint
Je classe contrat, limites, déclarations et dossiers d'indemnisation sous chaque client.
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