Trouver une heure qui convient au client est la partie facile. Ce qui décide de l'utilité de l'entretien, c'est ce qui est prêt quand il commence : le dernier relevé arrivé, l'acte qu'on attendait, la simulation demandée, le document réglementaire à signer. Un rendez-vous tenu sans ces éléments n'annule rien, il reporte : on se revoit, et le client comme le conseiller ont perdu une heure. Le métier consiste à prendre les rendez-vous en fonction de ce qui sera réellement disponible, à déclencher la collecte assez tôt pour que ce soit le cas, à prévenir le conseiller quand une pièce ne sera pas là, et à proposer de décaler plutôt que de tenir un entretien vide. Il consiste aussi à ce qu'aucun client ne reste sans prochain rendez-vous quand il en attend un.
Ce qu'il fait chaque jour
- Proposer les créneauxTenir compte du délai nécessaire pour réunir ce que l'entretien exigera.
- Déclencher la collecteLancer les demandes de pièces dès que le rendez-vous est arrêté.
- Vérifier la disponibilité avantFaire le point quelques jours avant et lister ce qui manquera encore.
- Proposer un report si nécessaireSignaler au conseiller les entretiens qui ne pourront rien faire avancer.
- Préparer le dossier de rendez-vousRéunir les éléments et les remettre au conseiller avant l'heure prévue.
- Confirmer au clientRappeler la date, le lieu et chacun des documents qu'il doit apporter.
- Consigner les décisions prisesÉcrire le compte rendu tel que le conseiller le dicte, sans interprétation.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Harvest O2S
Je prends les rendez-vous et je consigne les comptes rendus. - Microsoft 365
Je tiens l'agenda, les confirmations et les rappels. - MoneyPitch
Je prépare le dossier patrimonial remis au conseiller. - Wizio
Je reprends l'agenda des cabinets équipés de cet outil.
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