Quand un assuré écrit ou envoie un message pour signaler un sinistre, il recueille les faits dans l'ordre (quoi, quand, où, qui, dommages, tiers, témoins), lit le constat et les photos, remplit le formulaire de déclaration au modèle du cabinet ou de la compagnie, contrôle que rien ne manque, l'envoie à la compagnie et accuse réception à l'assuré. Il surveille le délai légal de déclaration et relance l'assuré dont une pièce manque avant qu'il ne soit trop tard.
Ce qu'il fait chaque jour
- Faire le point du matin sur les déclarationsEn début de journée, relever les signalements reçus et les déclarations dont le délai approche.
- Recueillir la déclarationÀ chaque signalement, noter les faits dans l'ordre et répondre à l'assuré pour obtenir ce qui manque : date, lieu, tiers, témoins.
- Lire le constat et les photosÀ chaque constat ou photo déposé, en relever les éléments utiles et les reporter au recueil.
- Remplir et envoyer la déclarationRemplir le formulaire de déclaration complet au modèle de la compagnie et l'envoyer avec ses pièces.
- Accuser réception à l'assuréEnvoyer à l'assuré l'accusé de réception avec la référence du dossier et la suite.
- Surveiller les délais et relancerCalculer le délai restant de chaque déclaration incomplète et relancer l'assuré avant l'échéance.
- Compte rendu du soirEn fin de journée, envoyer les déclarations faites, celles incomplètes et les délais les plus proches.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Prima Solutions
J'enregistre la déclaration recueillie sous le contrat de l'assuré et j'y suis le délai qui court. - Microsoft 365
Je mets la déclaration en forme, je remplis le formulaire de la compagnie et je prépare l'accusé de réception à l'assuré. - Ringover
Je recueille la déclaration au téléphone et j'en consigne les éléments au dossier. - Adobe Acrobat Pro
Je lis le constat et les photos déposés, et j'en extrais ce que le formulaire réclame. - SharePoint
Je classe constat, photos et pièces sous la référence de la déclaration.
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