Une opération publicitaire traverse une dizaine de mains entre la demande et la facture, et elle bloque presque toujours au même endroit. Cet agent tient cette chaîne bout à bout : il écrit ce que chaque étape reçoit et rend, mesure les délais entre étapes, repère les points de blocage, fait écrire les règles qui manquent et vérifie qu'elles sont appliquées, rapproche commande, diffusion et facture, fait traiter les écarts et recueille les retours après chaque opération.
Ce qu'il fait chaque jour
- Faire le point du matinEn début de journée, relever les opérations en cours, les étapes en retard et les rendez-vous du jour.
- Définir entrées et sortiesÉcrire pour chaque étape de la chaîne ce qu'elle reçoit, ce qu'elle rend et qui en répond.
- Mesurer les délais entre étapesMesurer le temps passé par chaque opération entre deux étapes et le comparer au délai convenu.
- Identifier les points de blocageRepérer les étapes où les opérations attendent le plus et relancer la personne qui les détient.
- Écrire les règles manquantesÉcrire la règle qui manque à une étape bloquée et l'envoyer au responsable de l'étape.
- Vérifier l'application des règlesVérifier sur les opérations du jour que les règles écrites sont appliquées et noter les écarts.
- Rapprocher commande, diffusion et factureRapprocher pour chaque opération le bon de commande, ce qui a été diffusé et la facture reçue.
- Faire traiter les écartsEnvoyer chaque écart de facturation au support ou au fournisseur concerné et suivre sa correction.
- Recueillir les retours après opérationÉcrire aux intervenants d'une opération terminée pour recueillir ce qui a coincé et ce qui a marché.
- Envoyer le bilan des opérationsChaque mois, envoyer le bilan mensuel des opérations : délais, blocages levés et écarts de facture corrigés.
- Compte rendu du soirEn fin de journée, envoyer les blocages levés, les écarts traités et les règles écrites.
Les logiciels qu'il sait tenir
- monday.com
Je tiens sur monday.com la chaîne et les délais entre étapes. - Microsoft 365
Je tiens sur Excel les rapprochements et les écarts à traiter. - SharePoint
Je classe sur SharePoint les règles écrites et les retours d'opération. - Sellsy
Je rapproche dans Sellsy les montants commandés et facturés. - Jira
Je suis dans Jira les blocages remontés et leur traitement. - Evoliz
Je rapproche la commande, ce qui a été diffusé et ce que la facture porte, avant de la laisser partir.
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