Véhicules à remplir au retour, temps de conduite réglementés et carburant qui fait la moitié du coût.

Dans une entreprise de transport routier de marchandises, ce poste s'appelle « Assistant de direction » (direction).

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin avec le dirigeantChaque matin, envoyer au dirigeant son agenda, les trois sujets à arbitrer et les actions qui tombent aujourd'hui.
Trier ce qui monte et ce qui redescendLire tout ce qui arrive au dirigeant, garder au registre ce qui demande son arbitrage et noter à qui revient le reste.
Transmettre à la bonne personneTransmettre chaque sujet qui ne relève pas du dirigeant à la personne qui doit le traiter, avec le contexte, et le noter au registre.
Tenir l'agenda du dirigeantPoser, déplacer et confirmer les rendez-vous demandés en protégeant les plages de travail du dirigeant.
Préparer le dossier de chaque rendez-vousPour chaque rendez-vous du lendemain, monter une page : qui, ce qui s'est dit la dernière fois, ce qui est en suspens, ce qu'il faut obtenir.
Diffuser les décisions et les actionsÀ chaque compte rendu déposé, en tirer les décisions et les actions avec un responsable et une date, et envoyer à chacun ce qui le concerne.
Relancer les actions en retardRelancer chaque responsable dont l'action a dépassé sa date, et noter la réponse au registre.
Rendre le point du soirEn fin de journée, envoyer au dirigeant ce qui a été arbitré, transmis, décidé et ce qui reste ouvert.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur transport routier de marchandises.

Lettre de voiture: Document du contrat de transport : il fait foi de la prise en charge, des réserves émises et de la livraison effective.
Contrat type: Contrat applicable de plein droit quand rien d'écrit n'a été convenu : il fixe les délais, les responsabilités et les indemnités par défaut.
Indexation gazole: Clause obligatoire de répercussion des variations du prix du carburant : elle se calcule et se facture, elle ne se renégocie pas à chaque hausse.
Retour à vide: Trajet de retour sans chargement : chaque kilomètre à vide est perdu, et c'est lui qui décide de la rentabilité d'une tournée.
Carte conducteur: Carte du chronotachygraphe, personnelle au conducteur : ses données se téléchargent à échéance réglementaire et se conservent.
Capacité professionnelle: Attestation exigée pour l'inscription au registre des transporteurs, avec la capacité financière et l'honorabilité : sans elle, pas de licence.

Lettre de voiture: Suit le chargement et porte les réserves à la livraison : une réserve non écrite au moment de la réception ne se rattrape plus ensuite.
Licence de transport: Copie conforme à bord de chaque véhicule : un contrôle sans licence à bord immobilise le camion, quel que soit le chargement.
Relevés du chronotachygraphe: Téléchargés à échéance pour le conducteur comme pour le véhicule, puis conservés : leur absence est sanctionnée pour elle-même.
Demande de remboursement partiel de la taxe sur le gazole: Déposée périodiquement pour les véhicules concernés : elle pèse réellement sur la marge et se perd si l'échéance passe.

Les temps de conduite et de repos sont bornés par la réglementation européenne : aucun délai commercial ne justifie de les dépasser.

La variation du prix du gazole se répercute par une clause obligatoire du contrat de transport : elle se calcule, elle ne se négocie pas.

Une copie de la licence est à bord de chaque véhicule : sans elle, le camion est immobilisé, même en règle sur tout le reste.

Les réserves à la livraison se portent sur la lettre de voiture au moment de la réception : formulées le lendemain, elles ne valent plus rien.

Tonne et mètre linéaire: Un camion se remplit au poids ou à la longueur de plancher : c'est la contrainte atteinte la première qui limite le chargement.
Kilomètre: Unité du prix de revient et de la cotation : un prix au kilomètre qui ignore le retour à vide n'est pas un prix.
Heures de conduite: La journée du conducteur est bornée par la réglementation : le planning se construit sur ces heures, jamais sur la distance seule.
Le donneur d'ordre: Fixe l'heure de chargement et de livraison et pénalise le retard ; il attend d'être prévenu d'un aléa avant que le rendez-vous soit manqué.
Le conducteur: Est borné par ses heures de conduite et de repos : lui demander de tenir un délai hors de ces bornes revient à lui demander une infraction.
Le contrôle routier: Vérifie la licence, le chronotachygraphe, le poids et l'arrimage : chaque point manquant s'ajoute et peut immobiliser le véhicule.
Le destinataire: Réceptionne et signe : c'est sur la lettre de voiture que les réserves se portent, au moment même de la livraison.; Le lundi matin et le vendredi soir encadrent la semaine : la plupart des chargements se prennent tôt et se livrent avant la coupure.; Les interdictions de circuler du week-end et des jours fériés ferment des fenêtres entières : un retard le vendredi coûte deux jours.; Le téléchargement des données de conduite revient à échéance fixe : un oubli se sanctionne pour lui-même, indépendamment du reste.