Commandes datées avec nombre de convives confirmé tard, matériel à louer et personnel extra à mobiliser.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Votre branche a son propre expert du devis : Assistant réservation traiteur, « Devis traiteur et réceptions ». En traiteur, le devis se perd sur ce qui n'a pas été demandé : le nombre exact, l'heure de service, et qui débarrasse.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin sur les devisEn début de journée, relever les demandes de prix, les éléments reçus et les devis arrivés à échéance.
Reprendre les demandes de prixÀ chaque demande de prix, l'enregistrer avec ce qui est connu et ce qui manque pour chiffrer.
Réclamer les éléments manquantsÉcrire ou appeler le client pour obtenir ce qui manque avant de chiffrer.
Vérifier l'état du compte clientVérifier encours, retards de paiement et conditions particulières du client.
Chiffrer depuis le tarif en vigueurChiffrer chaque demande complète depuis le tarif en vigueur et les conditions du client.
Écrire le périmètre inclus et excluÉcrire noir sur blanc ce que le devis couvre et ce qu'il ne couvre pas.
Obtenir l'accord du responsable sur les remises hors grilleEnvoyer au responsable toute remise ou condition hors grille et attendre son accord écrit.
Émettre le devisMettre en forme le devis validé, l'envoyer pour signature électronique et le classer.
Suivre les devis en coursSuivre chaque devis émis jusqu'à sa signature ou son refus, et relancer à échéance.
Compte rendu du soirEn fin de journée, envoyer les demandes reçues, les devis émis, signés et en attente.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur traiteur.

Vocabulaire

Liaison froide: Plat cuit puis refroidi rapidement et maintenu au froid jusqu'au service : le refroidissement suit un barème de temps et de température.
Liaison chaude: Plat maintenu au chaud depuis la cuisson jusqu'au service, sans jamais redescendre sous la température réglementaire.
Plat témoin: Portion de chaque plat servi, conservée au froid plusieurs jours : c'est la seule preuve disponible si une intoxication est suspectée.
Nombre garanti: Nombre de convives confirmé par le client à une date fixée : c'est ce nombre qui est facturé, même si moins de monde se présente.
Extra: Personnel embauché à la journée pour un service : il se réserve des semaines à l'avance sur les dates de forte demande.
Fiche technique de plat: Grammages, coût matière et dressage par convive : elle rend le devis juste et le service reproductible d'une équipe à l'autre.

Documents

Devis détaillé par convive: Détaille les plats, le nombre de convives, le personnel, le matériel et la date du nombre garanti : c'est lui qui est signé, pas une estimation.
Fiche technique de plat: Porte les grammages, le coût matière et le dressage : elle permet de chiffrer sans perdre la marge au premier changement de menu.
Relevés de température de production et de transport: Cuisson, refroidissement, stockage et livraison : ils tracent la chaîne du froid et du chaud, et un contrôle les demande par prestation.
Registre des plats témoins: Note les plats conservés, la date et la prestation concernée ; sans lui, une suspicion d'intoxication ne peut pas être écartée.

Règles

Le refroidissement d'un plat cuit suit un barème de temps et de température : un plat refroidi trop lentement ne se sert pas, il se jette.

Des plats témoins sont conservés au froid pour chaque prestation servie : c'est la seule preuve disponible en cas de suspicion d'intoxication.

Livrer des plats préparés à d'autres professionnels exige un agrément sanitaire ou une dérogation, qui ne se confond pas avec la remise directe.

Les quatorze allergènes sont connus plat par plat et communiqués au client : un menu validé sans cette information ne l'est pas vraiment.

Servir de l'alcool suppose la licence correspondante : le traiteur qui en fournit vérifie qui la détient avant d'accepter la prestation.

Spécificités

Couvert: Unité de base du devis, du grammage et de la facturation : tout se ramène au convive, y compris le personnel et le matériel loué.
Grammes par personne: Le grammage par convive fixe le coût matière et la quantité à produire : dix grammes d'écart sur deux cents couverts se voient.
Degré Celsius: Le chaud et le froid ont chacun leur barème réglementaire, de la cuisson au service : c'est l'unité qui décide si une prestation est servable.
Le client qui organise: Change de nombre et de menu jusqu'au dernier moment : sans date de nombre garanti écrite, la marge part en achats inutiles.
Le loueur de matériel: Livre vaisselle, mobilier et froid sur une commande ferme ; les manquants et la casse se comptent au retour et se facturent.
Le personnel extra: Attend des horaires, un lieu et une tenue annoncés à l'avance ; une convocation de dernière minute se paie plus cher et trouve moins de monde.
Le lieu de réception: Impose ses horaires de montage et de démontage, ses accès et ses contraintes de cuisine : ils se vérifient avant de signer le devis.; Le nombre définitif de convives arrive souvent quelques jours avant la prestation : la commande matière se passe sur une estimation qui engage.; Le samedi concentre les prestations, et la saison des mariages comme les fêtes de fin d'année saturent le matériel et le personnel extra.; Le personnel extra et le matériel loué se réservent des semaines à l'avance sur les dates courues : accepter tard, c'est accepter à perte.; La production se fait la veille et la nuit précédente, et le montage sur place laisse peu de marge : un retard de livraison ne se rattrape pas.