Livraisons plusieurs fois par jour aux officines, traçabilité des lots et obligation de service public.

Dans une entreprise de répartition pharmaceutique, ce poste s'appelle « Assistant de direction » (direction).

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin avec le dirigeantChaque matin, envoyer au dirigeant son agenda, les trois sujets à arbitrer et les actions qui tombent aujourd'hui.
Trier ce qui monte et ce qui redescendLire tout ce qui arrive au dirigeant, garder au registre ce qui demande son arbitrage et noter à qui revient le reste.
Transmettre à la bonne personneTransmettre chaque sujet qui ne relève pas du dirigeant à la personne qui doit le traiter, avec le contexte, et le noter au registre.
Tenir l'agenda du dirigeantPoser, déplacer et confirmer les rendez-vous demandés en protégeant les plages de travail du dirigeant.
Préparer le dossier de chaque rendez-vousPour chaque rendez-vous du lendemain, monter une page : qui, ce qui s'est dit la dernière fois, ce qui est en suspens, ce qu'il faut obtenir.
Diffuser les décisions et les actionsÀ chaque compte rendu déposé, en tirer les décisions et les actions avec un responsable et une date, et envoyer à chacun ce qui le concerne.
Relancer les actions en retardRelancer chaque responsable dont l'action a dépassé sa date, et noter la réponse au registre.
Rendre le point du soirEn fin de journée, envoyer au dirigeant ce qui a été arbitré, transmis, décidé et ce qui reste ouvert.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur répartition pharmaceutique.

Officine: La pharmacie cliente, livrée une à plusieurs fois par jour selon sa taille et son éloignement.
Obligation de service public: Le devoir de détenir la plupart des médicaments et de livrer toute officine qui le demande.
Sérialisation: La vérification du code unique de chaque boîte, obligatoire pour lutter contre la falsification.
Chaîne du froid: Le maintien en température des produits thermosensibles, dont toute rupture détruit le lot.
Rappel de lot: Le retrait d'un lot du marché, qui doit remonter jusqu'à chaque officine livrée, en heures.

Bon de commande officine: La commande passée par la pharmacie, souvent plusieurs fois par jour.
Relevé de température: La preuve que les produits thermosensibles sont restés en plage sur tout le trajet.
Avis de rappel: Le document qui déclenche le retrait d'un lot et la remontée vers toutes les officines livrées.
Bordereau de stupéfiants: Le suivi à l'unité des produits classés, contrôlé par l'inspection.

Ne jamais livrer un produit sans sa vérification de sérialisation.

Ne jamais remettre en stock un produit thermosensible sorti de sa plage de température.

Ne jamais différer la remontée d'un rappel de lot, elle se compte en heures.

la boîte: L'unité de vente et de sérialisation, suivie une par une.
le colis: L'unité de préparation pour chaque officine, constituée à chaque tournée.
la tournée: Le passage de livraison, plusieurs fois par jour vers la même officine.
Pharmacien d'officine: Le produit disponible pour son patient dans la journée, sans avoir à chercher ailleurs.
Préparateur: Des colis justes et clairement identifiés, car il range en même temps qu'il sert au comptoir.
Laboratoire: Des remontées de rappel exhaustives et rapides vers toutes les officines concernées.
Inspection pharmaceutique: Une traçabilité à la boîte, des températures tenues et des stupéfiants suivis à l'unité.; Les épidémies hivernales font tripler certaines demandes en quelques jours, sans préavis.; Les tournées partent tôt le matin et en début d'après-midi : une commande manquée attend la suivante.