Mandats de recouvrement encadrés, relances graduées et fonds encaissés pour le compte d'autrui.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin sur les comptesEn début de journée, relever les réponses des interlocuteurs, les signaux de la veille et les rendez-vous du jour.
Cartographier le comptePour chaque compte cible, relever l'organisation, les sites, et qui utilise, qui paie et qui décide.
Suivre les signaux des comptesRelever les nouvelles des comptes cibles (nominations, levées, recrutements, projets) et noter ce qu'elles ouvrent.
Écrire et envoyer une entrée par rôleÉcrire pour chaque interlocuteur un message adapté à son rôle dans le compte et l'envoyer.
Appeler les interlocuteursAppeler les interlocuteurs qui ont lu sans répondre ou demandé un échange, et noter l'échange. Dans Diabolocom.
Consigner les échangesÀ chaque réponse d'un interlocuteur, la consigner dans le plan du compte avec la suite convenue.
Tenir le plan de compteTenir pour chaque compte les rôles joints, ceux qui manquent et le prochain geste.
Passer la main au commercialQuand l'intérêt est réel, poser le rendez-vous à l'agenda du commercial et lui envoyer le plan du compte.
Chercher de nouveaux prospectsChercher sur le web de nouveaux comptes qui ressemblent aux comptes cibles et noter chacun au registre avec son contact, son besoin repéré et la page source.
Écrire aux nouveaux prospectsÉcrire à chaque nouveau prospect un premier message court sur son besoin, qui dit d'où viennent ses coordonnées et comment refuser.
Répondre, relancer et tenir le tableau des prospectsRépondre aux prospects, poser un rendez-vous avec les intéressés, relancer une fois les muets et retirer ceux qui refusent.
Envoyer le rapport mensuel du portefeuilleChaque mois, envoyer l'état de chaque compte : rôles joints, échanges, passages au commercial.
Compte rendu du soirEn fin de journée, envoyer les comptes travaillés, les contacts pris et les passages faits.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur recouvrement de créances.

Vocabulaire

Mandat de recouvrement: L'écrit du créancier qui autorise à agir ; sans lui, aucune démarche n'est possible.
Recouvrement amiable: La phase sans contrainte : on demande, on propose, on négocie, mais on ne peut rien imposer.
Relance graduée: La suite d'interventions de plus en plus fermes, dont chacune se date et se conserve.
Mise en demeure: La demande formelle qui marque la fin de la phase amiable et fait courir certains effets.
Compte dédié: Le compte bancaire affecté exclusivement aux fonds encaissés pour les mandants, jamais mêlé à la trésorerie.
Échéancier: L'accord de paiement fractionné consenti au débiteur, qui doit être écrit et suivi à chaque échéance.
Créance prescrite: Une créance trop ancienne pour être exigée en justice ; le savoir change toute l'approche.
Contestation: L'opposition du débiteur sur le fond, qui suspend la démarche amiable et renvoie au créancier.

Documents

Mandat écrit du créancier: Il nomme la créance, son montant et les pouvoirs confiés, et doit précéder toute démarche.
Décompte détaillé de la créance: Principal, intérêts et frais séparés, remis au débiteur qui en fait la demande.
Historique des relances: Chaque contact daté et consigné, seule preuve de la diligence et seule protection en cas de plainte.
Accord d'échéancier signé: Il formalise le plan de paiement accepté et évite la contestation à la première mensualité manquée.

Règles

Aucune démarche sans mandat écrit du créancier : agir sans mandat expose l'entreprise et invalide tout ce qui suit.

Aucune menace de mesure qu'on n'a pas le pouvoir d'exercer : en phase amiable, il n'existe ni saisie ni contrainte.

Les fonds encaissés vont sur le compte dédié aux mandants et ne se mêlent jamais à la trésorerie de l'entreprise.

Une créance contestée sur le fond s'arrête et retourne au créancier : la trancher n'appartient pas au recouvreur.

Spécificités

Dossiers en portefeuille: La charge réelle du service, dont chacun porte son historique et son délai de prescription.
Taux de recouvrement: La part effectivement encaissée, indicateur qui décide de la valeur du service pour le créancier.
Jours avant prescription: Le compte à rebours qui décide s'il reste possible d'agir en justice sur la créance.
Le créancier mandant: Il veut son argent vite et pousse à durcir le ton au-delà de ce que le cadre légal autorise.
Le débiteur: Il est parfois de bonne foi et sans moyens ; distinguer l'incapacité du refus change toute la démarche.
L'huissier ou commissaire de justice: Il prend le relais quand un titre exécutoire existe ; avant, il n'y a pas de contrainte possible.
Les autorités de contrôle: Elles encadrent l'activité et sanctionnent les pratiques abusives signalées par les débiteurs.; Une créance récente se recouvre bien mieux qu'une créance ancienne : le délai d'entrée en action fait le résultat.; Les relances suivent un rythme régulier et documenté : espacées, elles s'oublient ; trop rapprochées, elles deviennent abusives.; Les fins de mois et les périodes de versement de revenus sont les moments où un accord de paiement a le plus de chances.