Groupes réservés par saison, prestataires locaux à coordonner et météo qui change les programmes.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin sur les demandes d'auditEn début de journée, relever les nouvelles demandes de l'auditeur et celles qui restent ouvertes.
Traduire la liste de demandesTraduire chaque demande de l'auditeur en pièces et états à fournir, avec qui les détient.
Rassembler et transmettre les piècesRassembler les pièces et états demandés et les transmettre à l'auditeur.
Constituer les échantillons demandésConstituer les échantillons selon la méthode de l'auditeur, sans les choisir.
Envoyer et suivre les circularisationsEnvoyer les demandes de confirmation aux banques, clients, fournisseurs et avocats, et relancer jusqu'à la réponse.
Relayer les questions de l'auditeurÀ chaque question de l'auditeur, la transmettre au comptable avec le contexte et renvoyer sa réponse à l'auditeur.
Tenir le journal des transmissionsNoter au journal chaque document transmis à l'auditeur, avec sa date et son destinataire.
Faire le point du soir sur l'auditEn fin de journée, envoyer au comptable l'avancement : demandes servies, ouvertes, circularisations en attente.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur réceptif et guide touristique.

Réceptif: L'agence qui organise sur place ce qu'un tour-opérateur a vendu ailleurs : hébergement, transport, visites et guides.
Groupe: L'unité de vente et d'organisation : un effectif, un programme, un autocar, et une marge qui bascule à dix personnes près.
Programme: Le déroulé heure par heure du séjour, distribué aux clients et engagé contractuellement auprès du tour-opérateur.
Guide-conférencier: Le professionnel titulaire de la carte exigée pour commenter dans les musées et monuments nationaux.
Allotement de sites: Les créneaux réservés à l'avance dans les monuments et les musées, indispensables en haute saison.
Pourboire d'usage: La pratique locale de rémunération complémentaire des guides et des chauffeurs, à annoncer clairement au client.

Carte professionnelle de guide-conférencier: Le titre exigé pour commenter dans les musées et monuments de France ; il se vérifie avant tout engagement.
Feuille de route du groupe: Le document du jour avec horaires, contacts, réservations et consignes, remis au guide comme au chauffeur.
Contrat de prestation avec le tour-opérateur: L'accord qui fixe les effectifs, les prix, les délais de confirmation et les conditions d'annulation.
Attestation de responsabilité civile professionnelle: La couverture de l'organisateur sur place, exigée par la plupart des donneurs d'ordre étrangers.
Ordre de mission du chauffeur: Le document qui cale le transport avec les temps de conduite et de repos réglementaires du conducteur.

Seul un guide-conférencier titulaire de la carte commente dans les musées et monuments qui l'exigent.

Les temps de conduite et de repos du chauffeur commandent le programme, et non l'inverse.

Une modification de programme se confirme par écrit au tour-opérateur avant d'être annoncée au groupe.

L'agent ne confirme aucun effectif et n'engage aucun prestataire sans validation : il prépare, relance et tient la feuille de route.

groupe: L'unité d'organisation et de facturation : le prix se négocie au groupe, pas seulement à la personne.
personne par départ: L'unité qui décide du véhicule, du nombre de guides et de la rentabilité de la journée.
journée de guide: L'unité d'achat de la prestation de guidage, avec ses demi-journées et ses majorations de dimanche.
Tour-opérateur donneur d'ordre: Attend un programme tenu, des effectifs confirmés aux dates du contrat et un interlocuteur joignable pendant tout le séjour.
Guide-conférencier: Attend sa feuille de route la veille, un effectif exact et le paiement de ses journées aux échéances convenues.
Autocariste: Attend des horaires compatibles avec les temps de conduite et de repos, et un point de prise en charge praticable.
Site ou musée: Attend une réservation nominative respectée à l'heure du créneau ; un retard fait perdre la visite entière.; Les groupes se réservent une saison à l'avance, mais les effectifs définitifs n'arrivent que quelques semaines avant.; La haute saison concentre tout entre avril et octobre, avec des journées qui commencent à l'aube.; Les créneaux de monuments et de musées se bloquent des mois avant, sans quoi le programme est impossible à tenir.; Une intempérie ou une grève oblige à refaire un programme dans la journée, avec les mêmes prestataires.