Tournages datés avec équipes intermittentes, matériel loué et post-production longue.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Répartir les prospects et fixer les prioritésEn début de journée puis à chaque arrivée de nouveaux prospects, répartir les listes, les secteurs et les comptes entre les membres de l'équipe sans recouvrement, et fixer les priorités du jour au registre.
Rechercher des prospectsTout au long de la journée, identifier des entreprises et des interlocuteurs pertinents à partir des sources internes et du web : annuaires, sites d'entreprises, annonces, appels d'offres, actualités, et LinkedIn ou Indeed quand le client a coché leur case. Noter chacun au registre (table prospects) : entreprise, contact, fonction, e-mail, téléphone, besoin repéré, page source, date.
Vérifier et enrichir les fiches prospectsContrôler au registre les coordonnées, les fonctions et les besoins de chaque prospect en relisant son site web, corriger ce qui est faux, compléter ce qui manque et signaler les doublons, pour que chaque fiche du CRM soit fiable.
Mettre à jour les listes et les messages des campagnesMettre à jour les listes de chaque campagne et ses messages (courriel, appel, autre canal), et coordonner les prises de contact pour qu'aucun compte ne soit sollicité deux fois ni par deux canaux à la fois.
Suivre les envois, les réponses et les rendez-vousRelever les messages reçus et l'agenda, vérifier les appels passés, les messages envoyés, les réponses reçues, les relances à faire et les rendez-vous obtenus, et tenir chaque prospect à jour au registre.
Coordonner et faire les relancesTout au long de la journée, s'assurer que chaque prospect intéressé ou sans réponse reçoit le suivi prévu, sans doublon ni oubli : relever les réponses, envoyer la relance due, poser les rendez-vous obtenus à l'agenda et tenir le tableau des prospects à jour.
Prendre en charge les contactsÉcrire aux prospects qui n'ont pas encore été contactés : un message court et personnalisé à partir du besoin repéré, qui qualifie leur intérêt et propose un rendez-vous pour un commercial, avec la ligne qui permet de ne plus être sollicité. Noter chaque envoi au registre.
Informer les commerciaux des opportunitésTransmettre aux commerciaux les informations utiles sur leurs prospects, distribuer les demandes reçues et signaler par courriel les opportunités prioritaires, avec le contexte nécessaire pour qu'ils agissent le jour même.
Répondre aux questions de l'équipe sur les outilsRépondre aux demandes reçues de l'équipe sur le CRM, les listes de contacts et les outils de prospection : résoudre les problèmes courants et rappeler les méthodes convenues.
Mettre à jour les indicateurs de prospectionMettre à jour les indicateurs : prospects contactés, réponses, rendez-vous et opportunités créées, par campagne, par canal et par commercial, et vérifier que le CRM est à jour.
Repérer ce qui ne fonctionne pasSignaler les listes peu pertinentes, les messages qui obtiennent peu de réponses et les étapes où les prospects décrochent, et proposer l'arrêt ou la correction de ce qui ne donne rien.
Contrôler les chevauchementsRepérer les comptes touchés par plusieurs canaux dans la même période et décaler.
Envoyer le point d'activité et les priorités du lendemainEn fin de journée, consolider les résultats, partager le point d'activité avec le responsable et l'équipe, et préparer les priorités du lendemain : comptes à relancer, rendez-vous à confirmer, listes à ouvrir.
Mesurer le rendement des campagnesRapporter réponses, rendez-vous et affaires à l'effort consenti, campagne par campagne.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur production audiovisuelle.

Vocabulaire

Intermittent du spectacle: Le régime des techniciens et artistes engagés au contrat d'usage, avec ses heures à déclarer pour ouvrir leurs droits.
Préproduction: Tout ce qui se décide avant le premier jour de tournage : repérages, plan de travail, distribution, autorisations.
Plan de travail: Le calendrier de tournage séquence par séquence, qui commande les équipes, le matériel et les lieux.
Autorisation de tournage: L'accord du propriétaire du lieu ou de la commune, obtenu avant le tournage, avec ses horaires et ses conditions.
Postproduction: Le montage, l'étalonnage, le mixage et les effets : plus longue que le tournage et presque toujours sous-estimée.
Droits musicaux: Les autorisations d'utiliser une musique, à obtenir auprès de l'éditeur et du producteur du son, distinctes l'une de l'autre.

Documents

Contrat de production: L'accord avec le commanditaire ou le diffuseur : livrable, format, droits cédés et échéancier de paiement.
Feuille de service: Le document quotidien envoyé la veille avec les horaires, les lieux, les équipes convoquées et les conditions météo.
Contrat à durée déterminée d'usage: Le contrat de chaque technicien et artiste, établi avant la prise de poste, avec sa déclaration préalable à l'embauche.
Autorisations de lieu et de droit à l'image: Les accords des lieux et des personnes filmées, sans lesquels la diffusion est juridiquement impossible.
Plan de financement: Le document qui assemble apports, préachats, aides et crédit d'impôt : condition de toute mise en production.

Règles

Aucun technicien ni artiste ne travaille avant son contrat signé et sa déclaration préalable à l'embauche.

Aucun tournage sans autorisation du lieu, et aucune diffusion sans les autorisations de droit à l'image des personnes filmées.

Les musiques utilisées disposent de leurs autorisations, auprès de l'éditeur comme du producteur du son.

L'agent n'engage aucune équipe et ne valide aucune livraison : il prépare les feuilles de service, relance et suit les autorisations.

Spécificités

jour de tournage: L'unité de coût la plus lourde : équipe complète, matériel loué et lieu réservé pour la journée entière.
cachet: L'unité de rémunération des intermittents, déclarée en heures pour l'ouverture de leurs droits.
minute livrée: L'unité du format commandé, qui ne dit rien du temps passé mais tout de ce que le client attend.
Commanditaire ou diffuseur: Attend un livrable au format exact demandé, à la date prévue, et des droits cédés qui couvrent sa diffusion.
Équipe technique: Attend une feuille de service claire la veille, des horaires tenus et des contrats signés avant le premier jour.
Loueur de matériel: Attend une réservation ferme, un retour en état et une assurance couvrant le matériel pendant toute la période.
Commune ou propriétaire du lieu: Attend une autorisation demandée à l'avance, des horaires respectés et une remise en état après le tournage.; La préproduction s'étire sur des semaines, le tournage se concentre sur quelques jours qui ne se rejouent pas.; La postproduction occupe l'essentiel du calendrier et concentre les demandes de modification du client.; Les feuilles de service partent la veille au soir : c'est le document que toute l'équipe attend.; Les déclarations d'emploi des intermittents se font à chaque contrat, sans attendre la fin de la production.