Mélange de chantiers planifiés et de dépannages urgents, avec contrats d'entretien annuels et pièces en stock véhicule.

Dans une entreprise de plomberie et chauffage, ce poste s'appelle « Secrétaire comptable » (gestion et administration).

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin sur les piècesEn début de journée, relever les pièces et relevés arrivés depuis la veille et les mouvements encore sans pièce.
Récupérer et rattacher les piècesRécupérer les pièces arrivées et rattacher chacune à son mouvement bancaire.
Passer les écritures courantesPasser les écritures d'achat, de vente et de banque selon le plan comptable de l'entreprise.
Lettrer les comptes clients et fournisseursLettrer les comptes clients et fournisseurs et noter ce qui reste non rapproché depuis plus de trente jours.
Réclamer les justificatifs manquantsÉcrire à la personne qui a fait chaque dépense sans pièce pour obtenir le justificatif, et relancer.
Envoyer au comptable le bilan de TVA du moisChaque mois, calculer la TVA avec le détail des bases et l'envoyer au comptable pour télédéclaration.
Rendre l'état du dossierEn fin de journée, envoyer au comptable les écritures passées, les pièces manquantes et les comptes non lettrés.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur plomberie et chauffage.

Mise en service: Le démarrage d'une chaudière par un agréé, sans lequel la garantie du fabricant ne court pas.
Contrat d'entretien: L'entretien annuel obligatoire, qui fait le revenu régulier de l'entreprise.
Désembouage: Le nettoyage du circuit de chauffage, sans lequel une chaudière neuve s'encrasse vite.
Pression de réseau: La pression d'eau disponible, qui décide de ce qu'on peut installer sans surpresseur.
Évacuation: L'écoulement des eaux usées, dont la pente et le diamètre conditionnent toute l'installation.

Devis de remplacement: Le chiffrage d'une chaudière ou d'un équipement, aides comprises quand elles existent.
Attestation d'entretien: La preuve de l'entretien annuel, exigée par l'assurance en cas de sinistre.
Bon de mise en service: Ce qui ouvre la garantie fabricant de l'appareil installé.
Fiche d'intervention: Ce qui a été constaté et fait chez le client, seule trace en cas de contestation.

Ne jamais laisser une installation gaz en service après avoir constaté une fuite.

Ne jamais démarrer une chaudière sans la mise en service prévue par le fabricant.

Ne jamais annoncer une aide comme acquise sans vérifier l'éligibilité du dossier.

le kilowatt: La puissance de l'appareil, qui décide du modèle et du dimensionnement.
le mètre linéaire: Les canalisations et les évacuations se chiffrent à la longueur.
l'intervention: L'unité de facturation du dépannage, déplacement compris.
Client particulier: De l'eau chaude le jour même, et un prix annoncé avant l'intervention.
Syndic de copropriété: Des interventions tracées et des devis comparables d'un immeuble à l'autre.
Fabricant: Des mises en service faites dans les règles et des demandes de garantie documentées.
Assureur: Une attestation d'entretien annuelle, sans laquelle un sinistre peut ne pas être couvert.; L'hiver sature les plannings de dépannage : une chaudière en panne passe avant tout travaux programmé.; Les remplacements de chaudière se décident en été et à l'automne, avant que le froid n'arrive.