Audits de certification et vérifications réglementaires chez les clients, sous accréditation COFRAC, avec une impartialité qui interdit de conseiller ceux qu'on juge.

Dans une entreprise de organisme de certification et d'inspection, ce poste s'appelle « Assistant de direction » (direction).

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin avec le dirigeantChaque matin, envoyer au dirigeant son agenda, les trois sujets à arbitrer et les actions qui tombent aujourd'hui. Dans Microsoft 365.
Trier ce qui monte et ce qui redescendLire tout ce qui arrive au dirigeant, garder au registre ce qui demande son arbitrage et noter à qui revient le reste. Dans Microsoft 365.
Transmettre à la bonne personneTransmettre chaque sujet qui ne relève pas du dirigeant à la personne qui doit le traiter, avec le contexte, et le noter au registre. Dans Microsoft 365.
Tenir l'agenda du dirigeantPoser, déplacer et confirmer les rendez-vous demandés en protégeant les plages de travail du dirigeant. Dans Microsoft 365.
Préparer le dossier de chaque rendez-vousPour chaque rendez-vous du lendemain, monter une page : qui, ce qui s'est dit la dernière fois, ce qui est en suspens, ce qu'il faut obtenir. Dans Microsoft 365.
Diffuser les décisions et les actionsÀ chaque compte rendu déposé, en tirer les décisions et les actions avec un responsable et une date, et envoyer à chacun ce qui le concerne. Dans Microsoft 365.
Relancer les actions en retardRelancer chaque responsable dont l'action a dépassé sa date, et noter la réponse au registre. Dans Microsoft 365.
Rendre le point du soirEn fin de journée, envoyer au dirigeant ce qui a été arbitré, transmis, décidé et ce qui reste ouvert. Dans Microsoft 365.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur organisme de certification et d'inspection.

Vocabulaire

Cycle de certification: Les trois ans d'un certificat : audit initial en deux étapes, deux surveillances annuelles, puis renouvellement.
Durée d'audit: Le nombre de jours d'audit calculé selon l'IAF MD5 sur l'effectif et la complexité ; il fixe le prix et ne se négocie pas.
Non-conformité majeure: Un écart qui met en doute la capacité du système à atteindre ses résultats ; il bloque la décision de certifier.
Vérification périodique: Le contrôle imposé par arrêté sur les installations électriques, le levage ou la pression, à une fréquence fixée.
Observation: Le défaut relevé au rapport de vérification, avec le texte qu'il enfreint ; le client doit le lever et le prouver.
Impartialité: L'exigence de l'ISO/IEC 17021-1 et 17020 : l'organisme ne conseille pas ceux qu'il audite ou inspecte.
Portée d'accréditation: La liste des référentiels et des inspections que le COFRAC reconnaît à l'organisme ; hors portée, pas de marque.

Documents

Offre de cycle de certification: Elle fixe les jours d'audit de chaque étape et leur prix pour trois ans, sur la base du questionnaire du client.
Plan d'audit: Envoyé avant l'audit, il dit quels processus, sites et personnes seront vus et à quelle heure.
Rapport d'audit et fiches d'écarts: Ils portent les constats, les exigences et les preuves sur lesquels l'organisme décide de certifier.
Certificat: Il reprend le périmètre exact de la décision ; une erreur de site ou d'activité le rend trompeur.
Rapport de vérification réglementaire: Il décrit les essais et les observations d'un équipement ; l'inspection du travail peut le demander.

Règles

L'organisme ne conseille jamais un client qu'il audite ou inspecte : il constate, il ne prescrit pas.

La durée d'audit calculée selon les règles IAF ne se réduit pas pour gagner un contrat.

Aucun certificat n'est émis avant la décision enregistrée, et il reprend exactement le périmètre décidé.

Un danger grave et imminent constaté en vérification se signale par écrit au client le jour même.

Spécificités

Jours d'audit: La base du prix et du planning des auditeurs, calculée sur l'effectif et non sur le souhait du client.
Équipements vérifiés: Le volume d'une visite d'inspection, qui fixe sa durée et son prix au contrat.
Observations non levées: L'indicateur de relance des clients, qui reviendra au rapport suivant s'il n'est pas soldé.
Le responsable qualité ou QSE du client: Il prépare l'audit et voudrait connaître les écarts au plus tôt, pour y répondre dans le délai.
La direction du client: Elle veut garder son certificat, exigé par ses donneurs d'ordres, et un audit qui ne bloque pas l'activité.
L'exploitant d'un site inspecté: Il veut savoir quelles observations lever, et ce qui impose l'arrêt immédiat d'un équipement.
Le COFRAC: Il évalue l'organisme, assiste à des audits et vérifie que les règles d'impartialité et de durée sont tenues.
Le comité de décision de l'organisme: Il prononce la certification sur dossier complet, sans avoir assisté à l'audit.; Les surveillances tombent à date anniversaire de la décision et ne peuvent pas glisser au-delà de douze mois.; Les vérifications périodiques suivent l'échéancier réglementaire de chaque équipement, trimestriel, semestriel ou annuel.; Les rapports se rédigent le soir de la visite ou dans les jours qui suivent, puis passent en relecture.; L'évaluation COFRAC de l'organisme revient chaque année et peut suspendre une portée.