Vente liée à une ordonnance, tiers payant avec les mutuelles et atelier de montage sur place.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Votre branche a son propre expert du devis : Opticien-lunetier, devis et tiers payant, « Opticien — devis 100 % Santé et tiers payant ». Du devis normalisé 100 % Santé au remboursement de la mutuelle : il chiffre, obtient la prise en charge, commande les verres et relance ce qui n'est pas payé.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin sur les devisEn début de journée, relever les demandes de prix, les éléments reçus et les devis arrivés à échéance.
Reprendre les demandes de prixÀ chaque demande de prix, l'enregistrer avec ce qui est connu et ce qui manque pour chiffrer.
Réclamer les éléments manquantsÉcrire ou appeler le client pour obtenir ce qui manque avant de chiffrer.
Vérifier l'état du compte clientVérifier encours, retards de paiement et conditions particulières du client.
Chiffrer depuis le tarif en vigueurChiffrer chaque demande complète depuis le tarif en vigueur et les conditions du client.
Écrire le périmètre inclus et excluÉcrire noir sur blanc ce que le devis couvre et ce qu'il ne couvre pas.
Obtenir l'accord du responsable sur les remises hors grilleEnvoyer au responsable toute remise ou condition hors grille et attendre son accord écrit.
Émettre le devisMettre en forme le devis validé, l'envoyer pour signature électronique et le classer.
Suivre les devis en coursSuivre chaque devis émis jusqu'à sa signature ou son refus, et relancer à échéance.
Compte rendu du soirEn fin de journée, envoyer les demandes reçues, les devis émis, signés et en attente.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur optique.

Vocabulaire

Ordonnance: La prescription du médecin, dont la durée de validité dépend de l'âge du porteur et se vérifie à chaque vente.
Adaptation: La possibilité pour l'opticien d'ajuster la correction dans certaines limites, sauf opposition du prescripteur.
Devis normalisé: Le document obligatoire remis avant la vente, qui sépare monture et verres et affiche les prises en charge.
Panier sans reste à charge: L'offre intégralement remboursée, qui doit être proposée au client à côté des autres.
Écart pupillaire: La mesure indispensable au centrage des verres ; une erreur de quelques millimètres rend les verres inconfortables.
Verre progressif: Le verre à plusieurs zones de vision, qui demande des mesures précises et une période d'adaptation.
Tiers payant mutuelle: La prise en charge directe par la complémentaire, qui exige un accord préalable dans la plupart des cas.
Montage: L'atelier où les verres sont taillés et insérés dans la monture ; c'est là que se joue le délai promis.

Documents

Ordonnance en cours de validité: Elle conditionne la vente ; une ordonnance périmée impose un retour chez le prescripteur.
Devis normalisé signé: Remis avant la vente, il détaille prix et remboursements et protège des litiges sur le reste à charge.
Fiche de mesures: Écarts, hauteurs et paramètres de la monture choisie, sans lesquels le montage ne peut pas être juste.
Accord de prise en charge de la mutuelle: Obtenu avant la commande, il évite de découvrir un refus une fois les verres taillés.

Règles

Aucune vente de verres correcteurs sans ordonnance en cours de validité : la durée dépend de l'âge et se vérifie à chaque fois.

Le devis normalisé se remet avant la vente et l'offre sans reste à charge se présente au client, sans attendre qu'il la demande.

Les mesures se prennent sur le client avec la monture choisie : les reprendre d'un ancien équipement fabrique un verre inconfortable.

L'accord de la mutuelle s'obtient avant de commander les verres, sinon le refus reste à la charge du magasin ou du client.

Spécificités

Équipements vendus: L'unité d'activité du magasin, qui combine toujours une monture et une paire de verres.
Reste à charge: La somme réellement payée par le client, seul chiffre qui l'intéresse vraiment.
Jours de délai de montage: Le temps entre la commande et la livraison, promesse la plus scrutée par le client.
Le client porteur: Il compare des prix qu'il ne sait pas décomposer et juge sur le confort qu'il découvre après une semaine.
L'ophtalmologiste prescripteur: Il fixe la correction et peut s'opposer à l'adaptation ; les délais de rendez-vous pèsent sur l'activité.
La mutuelle: Elle accorde ou refuse la prise en charge, avec des plafonds et des périodicités variables selon les contrats.
Le verrier fournisseur: Il taille les verres spéciaux ; son délai est la principale cause de retard annoncé au client.; La rentrée de septembre et les fins d'année de droits mutuelle concentrent les ventes sur quelques semaines.; Les délais de verrier commandent la promesse faite au client : un verre spécial met plus d'une semaine à arriver.; Les renouvellements suivent la durée de validité des ordonnances et se rappellent au client au bon moment.