Des projets financés par des bailleurs institutionnels et des donateurs, menés dans des contextes instables, et justifiés par des indicateurs, des procédures d'achat et des rapports à date fixe.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin sur les formulaires de la nuitEn début de journée, relever les formulaires arrivés depuis la veille et les ouvrir au registre. Dans Eudonet CRM.
Relever les nouveaux formulairesRelever les formulaires arrivés par le site, la boîte dédiée ou en fichier, et en extraire les champs au registre. Dans Eudonet CRM.
Vérifier la complétude et classerÀ chaque formulaire déposé, vérifier les champs obligatoires et le classer selon son motif. Dans Eudonet CRM.
Mettre à jour le CRMCréer ou mettre à jour dans le CRM la fiche de chaque demandeur classé, avec l'objet et les pièces. Dans Eudonet CRM.
Envoyer l'accusé de réceptionÀ chaque formulaire reçu par courriel, envoyer l'accusé de réception du motif, avec le délai de réponse. Dans Microsoft 365.
Poser les rendez-vous demandésPour chaque demande qui réclame un rendez-vous, poser un créneau libre à l'agenda et le confirmer au demandeur. Dans Microsoft 365.
Relancer les formulaires incompletsÉcrire au demandeur de chaque formulaire incomplet ce qui manque, et relancer une fois sans réponse. Dans Microsoft 365.
Bilan quotidien des formulairesEn fin de journée, envoyer l'état des formulaires reçus, traités, incomplets et des rendez-vous posés. Dans Microsoft 365.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur ong et action humanitaire.

Vocabulaire

Bailleur institutionnel: Financeur public d'un projet, comme l'Union européenne, une agence de développement ou un ministère, avec ses règles.
Cadre logique: Tableau de l'objectif, des résultats, des activités et des indicateurs vérifiables d'un projet.
Ligne budgétaire: Poste du budget accepté par le bailleur ; on ne déplace des fonds entre lignes que dans la flexibilité permise.
Rapport de situation: Point régulier du terrain sur le contexte, la sécurité et l'avancement des activités.
Comité d'attribution: Instance qui choisit un fournisseur au vu des offres, selon les seuils de procédure.
Éligibilité des dépenses: Règles qui disent quelles dépenses un bailleur finance, sur quelle période et avec quels justificatifs.

Documents

Proposition de projet: Elle présente besoins, cadre logique, budget et chronogramme au bailleur pour obtenir un financement.
Contrat de financement: Il fixe montants, durée, règles d'éligibilité, rapports dus et conditions d'audit.
Rapport narratif et financier: Remis à date fixe, il conditionne les versements suivants.
Dossier d'achat: Demande, devis, comparatif, procès-verbal, commande, livraison et facture : il se présente à l'audit.

Règles

Aucun bénéficiaire n'est cité par son nom ni identifiable dans un document sortant.

Aucune information de sécurité ne circule hors des destinataires prévus.

Aucun achat ne se fractionne pour passer sous un seuil de procédure.

Spécificités

bénéficiaire: L'unité de compte des indicateurs de résultat, toujours anonymisée dans les rapports.
ligne budgétaire: L'unité du suivi financier et de la flexibilité accordée par le bailleur.
Bailleurs institutionnels: Attendent des rapports à temps, des dépenses éligibles et des indicateurs vérifiables.
Donateurs privés: Attendent de savoir à quoi a servi leur don et un reçu fiscal.
Équipes de terrain: Attendent des achats livrés à temps, des procédures claires et un appui du siège.
Autorités et partenaires locaux: Attendent coordination, respect des accords et transparence sur les activités.; Les rapports aux bailleurs tombent à dates fixes, intermédiaires puis finaux.; Les rapports de situation du terrain arrivent chaque semaine, plus souvent en crise.; Une urgence ouvre une mission en quelques jours, avec des procédures d'achat accélérées mais tracées.