Tournées denses avec preuves de livraison, retours en cas d'absence et engagement de délai par colis.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Répartir les prospects et fixer les prioritésEn début de journée puis à chaque arrivée de nouveaux prospects, répartir les listes, les secteurs et les comptes entre les membres de l'équipe sans recouvrement, et fixer les priorités du jour au registre.
Rechercher des prospectsTout au long de la journée, identifier des entreprises et des interlocuteurs pertinents à partir des sources internes et du web : annuaires, sites d'entreprises, annonces, appels d'offres, actualités, et LinkedIn ou Indeed quand le client a coché leur case. Noter chacun au registre (table prospects) : entreprise, contact, fonction, e-mail, téléphone, besoin repéré, page source, date.
Vérifier et enrichir les fiches prospectsContrôler au registre les coordonnées, les fonctions et les besoins de chaque prospect en relisant son site web, corriger ce qui est faux, compléter ce qui manque et signaler les doublons, pour que chaque fiche du CRM soit fiable.
Mettre à jour les listes et les messages des campagnesMettre à jour les listes de chaque campagne et ses messages (courriel, appel, autre canal), et coordonner les prises de contact pour qu'aucun compte ne soit sollicité deux fois ni par deux canaux à la fois.
Suivre les envois, les réponses et les rendez-vousRelever les messages reçus et l'agenda, vérifier les appels passés, les messages envoyés, les réponses reçues, les relances à faire et les rendez-vous obtenus, et tenir chaque prospect à jour au registre.
Coordonner et faire les relancesTout au long de la journée, s'assurer que chaque prospect intéressé ou sans réponse reçoit le suivi prévu, sans doublon ni oubli : relever les réponses, envoyer la relance due, poser les rendez-vous obtenus à l'agenda et tenir le tableau des prospects à jour.
Prendre en charge les contactsÉcrire aux prospects qui n'ont pas encore été contactés : un message court et personnalisé à partir du besoin repéré, qui qualifie leur intérêt et propose un rendez-vous pour un commercial, avec la ligne qui permet de ne plus être sollicité. Noter chaque envoi au registre.
Informer les commerciaux des opportunitésTransmettre aux commerciaux les informations utiles sur leurs prospects, distribuer les demandes reçues et signaler par courriel les opportunités prioritaires, avec le contexte nécessaire pour qu'ils agissent le jour même.
Répondre aux questions de l'équipe sur les outilsRépondre aux demandes reçues de l'équipe sur le CRM, les listes de contacts et les outils de prospection : résoudre les problèmes courants et rappeler les méthodes convenues.
Mettre à jour les indicateurs de prospectionMettre à jour les indicateurs : prospects contactés, réponses, rendez-vous et opportunités créées, par campagne, par canal et par commercial, et vérifier que le CRM est à jour.
Repérer ce qui ne fonctionne pasSignaler les listes peu pertinentes, les messages qui obtiennent peu de réponses et les étapes où les prospects décrochent, et proposer l'arrêt ou la correction de ce qui ne donne rien.
Contrôler les chevauchementsRepérer les comptes touchés par plusieurs canaux dans la même période et décaler.
Envoyer le point d'activité et les priorités du lendemainEn fin de journée, consolider les résultats, partager le point d'activité avec le responsable et l'équipe, et préparer les priorités du lendemain : comptes à relancer, rendez-vous à confirmer, listes à ouvrir.
Mesurer le rendement des campagnesRapporter réponses, rendez-vous et affaires à l'effort consenti, campagne par campagne.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur messagerie et colis.

Vocabulaire

Preuve de livraison: Signature, photo ou code enregistré à la remise du colis : sans elle, un litige sur la livraison se règle contre le transporteur.
Déclaration de valeur: Mention qui permet de dépasser le plafond d'indemnisation, moyennant un supplément : sans elle, l'indemnité reste au barème.
Mise en instance: Colis non remis faute de destinataire : il attend un délai fixé, puis repart à l'expéditeur, avec le coût du retour en plus.
Réserve motivée: Contestation du destinataire à la livraison : elle doit être précise et confirmée dans le délai légal, sinon elle est réputée non écrite.
Arrêts par heure: Nombre de points servis dans l'heure : c'est l'indicateur qui dit si une tournée est tenable, bien plus que le nombre de colis.
Envoi et colis: Un envoi peut compter plusieurs colis : les plafonds d'indemnisation s'appliquent aux deux, et l'écart change entièrement le calcul.

Documents

Bordereau de livraison avec preuve: Porte la signature ou le justificatif électronique de remise : c'est la seule pièce opposable en cas de contestation.
Lettre de voiture de messagerie: Décrit l'envoi, le nombre de colis, le poids et le délai convenu ; elle fonde la responsabilité et l'indemnisation en cas de dommage.
Lettre de réserves confirmée: Adressée dans le délai légal après une réserve à la livraison : hors de ce délai, la contestation du destinataire est éteinte.
Feuille de tournée: Liste les points, l'ordre et les créneaux ; elle sert autant à conduire la journée qu'à reconstituer ce qui s'est passé après coup.

Règles

Une livraison sans preuve enregistrée n'est pas une livraison : en cas de contestation, c'est le transporteur qui supporte la charge de la preuve.

L'indemnisation est plafonnée par le barème applicable, sauf déclaration de valeur : cela se dit à l'expéditeur avant l'envoi, pas après le dommage.

Les réserves du destinataire doivent être précises et confirmées dans le délai légal : une mention vague vaut acceptation sans réserve.

Un colis mis en instance repart à l'expéditeur au terme du délai annoncé : le prolonger sans accord crée un stock que personne ne paie.

Spécificités

Colis et envoi: Deux unités distinctes : la tarification et l'indemnisation ne se calculent pas sur la même, et la confusion coûte cher en litige.
Kilo taxé: Poids réel ou poids volumétrique, le plus élevé des deux : c'est lui qui est facturé, et le client le découvre souvent trop tard.
Arrêt: Unité de travail d'une tournée : le coût d'un arrêt tient au temps d'accès, pas au nombre de colis qu'on y dépose.
L'expéditeur: Veut un délai tenu et une preuve : c'est lui qui paie, et il juge le transporteur sur les envois qui ont posé problème.
Le destinataire absent: Trouve un avis de passage et veut une nouvelle date : chaque représentation coûte, et la troisième ne se fait généralement pas.
Le livreur de tournée: Travaille sur un temps contraint : ajouter des points sans revoir la tournée produit des livraisons bâclées et des preuves manquantes.
Le service client: Reçoit les réclamations et a besoin du suivi complet : sans preuve de livraison, il ne peut rien faire d'autre qu'indemniser.; Le pic d'automne, de fin novembre à Noël, double les volumes sur quelques semaines : les renforts se recrutent et se forment avant.; La tournée part tôt et doit être bouclée dans la journée : un colis non livré revient au dépôt et coûte deux fois son transport.; Les lundis et les lendemains de jour férié concentrent les volumes accumulés : c'est là que se créent les retards de la semaine.