Réservations très en avance, acomptes non remboursables et états des lieux après chaque événement.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin sur les échéances des trente joursChaque matin, envoyer au dirigeant la liste de ce qui arrive à échéance dans les trente jours, avec l'organisme, la pièce attendue et l'état du dossier.
Tenir le registre des obligationsReporter au registre chaque obligation qui apparaît dans le courrier (organisme, objet, date limite, pièces) et la clore quand elle est rendue.
Remplir les formulaires depuis les pièces existantesRemplir chaque formulaire attendu depuis les pièces déjà au dossier, sans rien inventer, et marquer les champs qui manquent.
Réclamer les pièces manquantesÉcrire à la bonne personne pour chaque pièce manquante, avec la date limite, et relancer à mi-délai.
Déposer les dossiers completsDéposer chaque dossier complet sur le portail de l'organisme ou l'envoyer à son adresse, et ranger la preuve de dépôt.
Demander les attestationsDemander aux organismes les attestations à renouveler (fiscale, sociale, assurance) avant leur échéance et les ranger à réception.
Ouvrir les comptes fournisseurs et adhésionsMonter et envoyer les dossiers d'ouverture de compte fournisseur et d'adhésion demandés, et suivre leur réponse.
Faire le point du soirEn fin de journée, envoyer au dirigeant ce qui a été déposé, ce qui attend une pièce et ce qui est en retard.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur location de salles et réception.

Option sur une date: La réservation provisoire posée sur une date : deux options sur le même jour se départagent au premier acompte versé.
Acompte non remboursable: La somme versée à la signature qui reste acquise en cas d'annulation : elle paie la date bloquée et refusée à d'autres.
Jauge de sécurité: L'effectif maximal fixé par la commission de sécurité selon la configuration : assis, debout, avec ou sans scène.
Configuration de salle: La disposition retenue, théâtre, cabaret, banquet ou cocktail, qui change la capacité et le temps de montage.
État des lieux: Le constat avant et après l'événement, qui décide de la restitution du dépôt de garantie sans discussion.
Prestataire référencé: Le traiteur ou le technicien admis dans la salle, dont l'assurance et les contraintes techniques ont été vérifiées.

Contrat de location de salle: L'écrit qui fixe la date, les horaires de montage et de démontage, la jauge, le tarif et les conditions d'annulation.
Registre de sécurité de l'établissement: Les vérifications électriques, d'alarme et de désenfumage que la commission de sécurité contrôle lors de sa visite.
Attestation d'assurance de l'organisateur: La couverture en responsabilité civile de celui qui loue, à fournir avant la remise des clés, sans exception.
Plan d'implantation et consignes de sécurité: Le plan de la configuration retenue avec les dégagements, les issues et le nombre de personnes admises.
Autorisation de débit de boissons temporaire: L'autorisation demandée en mairie quand de l'alcool est servi lors d'une manifestation, déposée avant la date.

Aucune remise de clés sans attestation d'assurance de l'organisateur valable pour la date de l'événement.

La jauge de sécurité de la configuration retenue ne se dépasse jamais, quel que soit le nombre d'invités annoncé.

Les issues de secours restent dégagées et signalées pendant toute la manifestation, décoration comprise.

L'agent ne pose aucune option ferme et ne signe aucun contrat : il prépare les devis, relance les acomptes et tient le calendrier.

journée de location: L'unité de facturation, souvent décomposée en montage, événement et démontage, chacun à son tarif.
personne accueillie: L'unité qui décide de la configuration, du nombre de sanitaires et du dispositif de sécurité.
heure de dépassement: L'unité facturée quand l'événement déborde l'horaire contractuel, annoncée au contrat et appliquée sans débat.
Organisateur particulier: Attend une visite, un devis lisible et la certitude que sa date est bloquée dès l'acompte versé.
Entreprise cliente: Attend une facture conforme à son bon de commande, une connexion qui fonctionne et un interlocuteur présent le jour même.
Traiteur et prestataires: Attendent des horaires d'accès, un plan des locaux et les contraintes techniques avant de charger leur camion.
Commission de sécurité: Attend un registre à jour, des issues dégagées et une jauge affichée conforme à la configuration réelle.; Les mariages se réservent douze à dix-huit mois avant, les séminaires trois à six mois avant.; Les samedis d'été et de septembre partent en premier : les autres dates se vendent bien plus difficilement.; Le montage et le démontage encadrent chaque événement et occupent souvent la veille et le lendemain.; Les commissions de sécurité et les vérifications techniques reviennent à échéances fixes, indépendamment du calendrier commercial.