Prélèvements à tracer, résultats à rendre vite et accréditation permanente à maintenir.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin sur les échéances des trente joursChaque matin, envoyer au dirigeant la liste de ce qui arrive à échéance dans les trente jours, avec l'organisme, la pièce attendue et l'état du dossier.
Tenir le registre des obligationsReporter au registre chaque obligation qui apparaît dans le courrier (organisme, objet, date limite, pièces) et la clore quand elle est rendue.
Remplir les formulaires depuis les pièces existantesRemplir chaque formulaire attendu depuis les pièces déjà au dossier, sans rien inventer, et marquer les champs qui manquent.
Réclamer les pièces manquantesÉcrire à la bonne personne pour chaque pièce manquante, avec la date limite, et relancer à mi-délai.
Déposer les dossiers completsDéposer chaque dossier complet sur le portail de l'organisme ou l'envoyer à son adresse, et ranger la preuve de dépôt.
Demander les attestationsDemander aux organismes les attestations à renouveler (fiscale, sociale, assurance) avant leur échéance et les ranger à réception.
Ouvrir les comptes fournisseurs et adhésionsMonter et envoyer les dossiers d'ouverture de compte fournisseur et d'adhésion demandés, et suivre leur réponse.
Faire le point du soirEn fin de journée, envoyer au dirigeant ce qui a été déposé, ce qui attend une pièce et ce qui est en retard.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur laboratoire d'analyses médicales.

Accréditation: Reconnaissance obligatoire de la compétence du laboratoire selon une norme internationale : la perdre, c'est fermer, pas être pénalisé.
Phase pré-analytique: Tout ce qui précède l'analyse : identification, prélèvement, transport et conservation. C'est là que naissent la plupart des erreurs.
Identitovigilance: Vérification de l'identité du patient au prélèvement : une erreur d'identité produit un résultat juste attribué à la mauvaise personne.
Valeur d'alerte: Résultat critique qui impose de joindre le prescripteur immédiatement, sans attendre l'envoi du compte rendu.
Validation biologique: Relecture et signature du compte rendu par un biologiste médical : aucun résultat ne sort du laboratoire sans elle.
Cotation des actes de biologie: Chaque analyse a son code et sa valeur dans la nomenclature : la facturation en découle, jamais du temps passé.

Manuel de prélèvement: Décrit pour chaque analyse le tube, le volume, le jeûne et les conditions de transport : il est remis aux préleveurs externes.
Compte rendu validé: Signé par un biologiste, il porte les résultats, les valeurs de référence et les commentaires : c'est le livrable du laboratoire.
Traçabilité des échantillons: Suit chaque tube de son prélèvement à son analyse et à sa conservation : c'est la base même de l'accréditation.
Ordonnance du prescripteur: Fonde l'analyse et sa prise en charge : une analyse réalisée hors prescription n'est pas remboursée et doit être justifiée.

Aucun résultat ne sort sans validation par un biologiste médical : un résultat non validé n'est pas un résultat, c'est une donnée brute.

L'identité du patient se vérifie au prélèvement, nom de naissance et date de naissance : une erreur d'identité est la faute la plus grave.

Une valeur d'alerte se transmet immédiatement au prescripteur, par téléphone, sans attendre l'envoi du compte rendu.

Un échantillon prélevé ou conservé hors des conditions du manuel ne s'analyse pas : rendre un résultat douteux est pire que reconvoquer.

Tube et échantillon: Unité physique du travail : un tube mal rempli ou mal conservé rend l'analyse impossible et oblige à reconvoquer le patient.
Délai de rendu: Temps entre le prélèvement et le compte rendu : c'est l'engagement principal du laboratoire envers le prescripteur.
Valeur de l'acte de biologie: Unité de cotation de chaque analyse : elle fixe le tarif et se contrôle, un examen mal coté devenant un indu.
Le patient prélevé: Est à jeun, pressé et parfois inquiet : l'accueil et la vérification d'identité doivent être rapides sans jamais être bâclés.
Le médecin prescripteur: Attend un résultat dans le délai annoncé et un appel immédiat sur une valeur critique : c'est ce qui fonde sa confiance.
L'infirmier préleveur externe: Applique le manuel de prélèvement : une erreur de tube ou de conservation rend tout le prélèvement inutilisable.
L'organisme d'accréditation: Audite les procédures, la traçabilité et les compétences : un écart majeur peut suspendre une partie de l'activité.; Les prélèvements se concentrent tôt le matin à cause du jeûne : toute la chaîne analytique de la journée se construit sur cette vague.; Les résultats sont attendus dans la journée : un retard sur une série retarde des consultations déjà programmées chez les prescripteurs.; Les audits d'accréditation reviennent à échéance : les écarts relevés se soldent dans des délais courts, sous peine de suspension.