Mandats avec fonds de tiers, assemblées générales annuelles et appels de charges trimestriels.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin sur les opérationsEn début de journée, envoyer au responsable les demandes de la nuit, les dossiers qui attendent et les échéances du jour.
Relever et qualifier les demandes entrantesRelever les demandes arrivées par courriel ou formulaire et les qualifier selon les critères fixés.
Mettre à jour le CRMÀ chaque courriel reçu d'un client ou d'un partenaire, mettre à jour sa fiche et son dossier au CRM.
Exécuter les actions des dossiersPour chaque dossier qualifié, écrire et envoyer les courriers, demandes de pièces et dossiers qui en découlent.
Relancer les dossiers en attenteRelancer chaque dossier en attente selon le calendrier fixé, et noter la réponse au CRM.
Veiller les opportunités en ligneLire les sources de veille fixées et noter au registre chaque opportunité qui correspond aux critères.
Compte rendu du soirEn fin de journée, envoyer le compte rendu : ce qui avance, ce qui bloque, ce qui attend une décision.
Envoyer le rapport d'activité de la semaineChaque vendredi, envoyer le rapport d'activité de la semaine avec les chiffres du pipeline.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur gestion locative et syndic.

Vocabulaire

Fonds mandants: Argent des propriétaires et des copropriétés détenu par le cabinet ; il se tient sur des comptes séparés et ne se mélange jamais aux fonds du cabinet.
Appel de charges: Provision trimestrielle demandée aux copropriétaires sur le budget voté ; son émission en retard met la copropriété en tension de trésorerie.
Assemblée générale: Réunion annuelle obligatoire qui vote le budget et les travaux ; sa convocation hors délai rend les résolutions attaquables.
État daté: Document remis au notaire lors de la vente d'un lot, qui arrête les comptes du vendeur vis-à-vis de la copropriété.
Régularisation de charges: Comparaison annuelle entre provisions appelées et dépenses réelles ; elle se fait dans l'année et se justifie pièce par pièce au locataire.

Documents

Mandat de gestion ou de syndic: Il fixe la durée, les honoraires et l'étendue des pouvoirs ; un mandat expiré prive le cabinet de tout droit d'agir sur les comptes.
Convocation d'assemblée générale: Envoyée dans le délai légal avec l'ordre du jour et les pièces jointes, elle conditionne la validité de chaque résolution votée.
Procès-verbal d'assemblée: Il fait foi des décisions et ouvre le délai de contestation ; sa notification en retard prolonge le risque d'annulation.
Quittance de loyer: Remise gratuitement au locataire qui la demande, elle prouve le paiement et sert au locataire pour ses aides au logement.

Règles

Les fonds des mandants sont tenus sur des comptes séparés et couverts par la garantie financière du cabinet ; aucun mouvement ne se fait hors mandat en cours de validité.

La convocation d'assemblée part dans le délai légal avec les pièces annexées, et le procès-verbal est notifié ensuite ; hors délai, chaque résolution devient attaquable.

L'agent n'engage aucune dépense sur un compte de copropriété et ne convoque aucune assemblée : il prépare les convocations et les comptes, relance les impayés et classe les pièces, le gestionnaire valide.

Spécificités

tantième: Part d'un lot dans les parties communes ; il commande la répartition des charges et le poids du vote en assemblée.
trimestre d'appel: Période des provisions sur charges, calée sur le budget voté ; c'est le rythme de trésorerie de la copropriété.
copropriétaire: Des comptes lisibles, une convocation reçue dans les délais avec les devis, et une réponse sur les travaux votés qui n'ont pas commencé.
locataire: Un logement entretenu, une quittance à la demande, et une régularisation de charges justifiée par les factures et non par un solde brut.
conseil syndical: L'accès aux pièces comptables avant l'assemblée, et des devis comparés sur les travaux importants plutôt qu'un seul prestataire habituel.; Les assemblées générales se concentrent d'avril à juin, avec les convocations à préparer six semaines avant et les procès-verbaux à notifier dans la foulée.; Les appels de charges partent au début de chaque trimestre et les loyers s'encaissent le même jour du mois ; un retard d'émission décale tout l'encaissement.