Études qui retrouvent les héritiers inconnus d'une succession sur mandat des notaires, prouvent chaque lien par un acte et sont payées par un pourcentage de la part révélée.

Dans une entreprise de généalogie successorale, ce poste s'appelle « Gestion documentaire des actes » (recherches et règlements).

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin sur les documents entrésEn début de journée, relever les documents entrés depuis la veille et les rattacher à leur famille au registre. Dans M-Files.
Tenir le référentiel des famillesTenir pour chaque famille la version qui fait foi, la durée de conservation et les droits de lecture, et y reporter chaque décision du responsable. Dans M-Files.
Repérer les versions concurrentesRepérer les documents dont la version de référence n'est plus identifiable et écrire au responsable du dossier pour qu'il tranche. Dans M-Files.
Contrôler les droits d'accès réelsComparer les droits d'accès réels du fonds au référentiel et prévenir le responsable de chaque accès plus large que prévu. Dans M-Files.
Envoyer la liste des destructions échuesÉtablir la liste des documents dont la durée de conservation est échue et l'envoyer au responsable de chaque famille. Dans M-Files.
Consigner les destructions faitesConsigner au registre chaque destruction faite : document, famille, date, responsable.
Faire le point du soirEn fin de journée, envoyer au responsable du fonds les entrées, les doublons tranchés ou en attente, les accès corrigés et les destructions.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur généalogie successorale.

Vocabulaire

Dévolution successorale: Désignation des héritiers et de leurs parts selon les ordres et degrés fixés par le Code civil.
Contrat de révélation: Contrat signé par l'héritier avant d'apprendre la succession, qui fixe les honoraires de l'étude.
Acte de notoriété: Acte du notaire qui établit la qualité d'héritier, sur la base du tableau généalogique prouvé.
Collatéral: Parent hors ligne directe, frère, neveu ou cousin ; il hérite à défaut de descendants et d'ascendants privilégiés.
Tableau généalogique: Arbre de la dévolution où chaque lien renvoie à l'acte d'état civil qui le prouve.

Documents

Mandat du notaire: Il fixe la question posée et autorise l'étude à demander les actes nécessaires à la recherche.
Actes d'état civil: Naissance, mariage et décès prouvent chaque lien ; un lien sans acte reste une hypothèse.
Rapport de dévolution: Il présente au notaire les héritiers, leurs parts et les actes qui les prouvent.
Procuration: Elle permet à l'étude de représenter l'héritier chez le notaire et de recevoir les fonds pour lui.
Décompte de répartition: Il détaille actif net, droits, frais, honoraires et montant versé à chaque héritier.

Règles

La succession n'est révélée à l'héritier qu'après la signature du contrat de révélation.

Aucun lien de parenté n'est retenu sans l'acte qui le prouve.

Les informations d'une succession ne se communiquent à aucun tiers.

L'agent prépare arbres, demandes, contrats et décomptes ; le généalogiste valide et le dirigeant vise les paiements.

Spécificités

Degré de parenté: Nombre de générations entre deux parents ; il fixe l'ordre d'héritier, l'abattement et les honoraires.
Pourcentage de la part nette: Base des honoraires de l'étude, croissant avec l'éloignement de la parenté.
Le notaire chargé de la succession: Il attend une dévolution certaine, prouvée acte par acte, pour établir l'acte de notoriété.
L'héritier retrouvé: Il attend des explications claires, un contrat honnête et le versement de sa part sans délai inutile.
Les mairies, archives et consulats: Ils délivrent les actes sur demande justifiée par le mandat.
Les communes et aménageurs: Ils mandatent l'étude pour les biens sans maître et les successions vacantes.; Une recherche dure de quelques semaines à plusieurs années selon les branches à reconstituer et l'étranger.; La déclaration de succession est due six mois après le décès en France, un an hors de France.; Les retours d'actes des mairies et des archives se relancent chaque semaine.