Dons à recevoir avec reçus fiscaux, projets financés à suivre et rapport annuel public.

Dans une entreprise de fondation et mécénat, ce poste s'appelle « Assistant de direction » (direction).

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin avec le dirigeantChaque matin, envoyer au dirigeant son agenda, les trois sujets à arbitrer et les actions qui tombent aujourd'hui.
Trier ce qui monte et ce qui redescendLire tout ce qui arrive au dirigeant, garder au registre ce qui demande son arbitrage et noter à qui revient le reste.
Transmettre à la bonne personneTransmettre chaque sujet qui ne relève pas du dirigeant à la personne qui doit le traiter, avec le contexte, et le noter au registre.
Tenir l'agenda du dirigeantPoser, déplacer et confirmer les rendez-vous demandés en protégeant les plages de travail du dirigeant.
Préparer le dossier de chaque rendez-vousPour chaque rendez-vous du lendemain, monter une page : qui, ce qui s'est dit la dernière fois, ce qui est en suspens, ce qu'il faut obtenir.
Diffuser les décisions et les actionsÀ chaque compte rendu déposé, en tirer les décisions et les actions avec un responsable et une date, et envoyer à chacun ce qui le concerne.
Relancer les actions en retardRelancer chaque responsable dont l'action a dépassé sa date, et noter la réponse au registre.
Rendre le point du soirEn fin de journée, envoyer au dirigeant ce qui a été arbitré, transmis, décidé et ce qui reste ouvert.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur fondation et mécénat.

Vocabulaire

Dotation: Capital apporté à la création de la fondation, dont les revenus financent les projets ; son entame est encadrée selon le statut retenu.
Reçu fiscal au titre du mécénat: Il ouvre la réduction d'impôt au donateur, particulier ou entreprise, et engage la responsabilité de la fondation sur l'éligibilité du don.
Contrepartie: Avantage rendu au mécène ; au-delà d'un rapport admis entre le don et la contrepartie, l'opération devient du parrainage et perd son régime fiscal.
Appel à projets: Procédure par laquelle la fondation sélectionne les projets qu'elle finance, avec critères publiés et jury dont la composition se justifie.
Rapport annuel: Document public qui rend compte de l'emploi des fonds et des projets soutenus ; il conditionne la confiance des donateurs et le contrôle.

Documents

Convention de mécénat: Elle fixe le montant, l'affectation et les contreparties éventuelles ; c'est elle qui distingue le mécénat du parrainage aux yeux de l'administration.
Reçu fiscal: Émis au nom du donateur pour le montant réellement versé, il se conserve et se rapproche des encaissements à l'euro près.
Convention de financement de projet: Elle décrit ce que le porteur s'engage à réaliser, le calendrier des versements et les comptes rendus attendus.
Rapport annuel et comptes publiés: Ils rendent compte publiquement de l'emploi des fonds ; leur absence ou leur retard alimente la défiance et attire le contrôle.

Règles

Un reçu fiscal n'est émis que pour un versement effectivement encaissé et sans contrepartie significative ; la fondation répond d'une amende égale au montant attesté à tort.

Les fonds reçus avec une affectation vont à cette affectation seule ; un redéploiement vers un autre projet suppose l'accord écrit du financeur.

L'agent n'attribue aucun financement et n'émet aucun reçu fiscal : il prépare les dossiers, rapproche les dons des encaissements et relance les comptes rendus, la gouvernance décide.

Spécificités

euro de don: Unité du reçu fiscal et du suivi des campagnes ; chaque euro reçu se rattache à un donateur identifié et à une affectation.
projet financé: Unité de suivi de l'action de la fondation ; chaque projet porte son budget, son calendrier et son compte rendu d'exécution.
donateur particulier ou entreprise: Un reçu fiscal exact et reçu à temps, et savoir concrètement à quoi son don a servi dans l'année.
porteur de projet financé: Des versements aux dates prévues par la convention, et des attentes de compte rendu dites au début plutôt qu'au moment du solde.
commissaire aux comptes et autorité de tutelle: Des comptes qui rapprochent les reçus fiscaux des encaissements, et des affectations de fonds conformes aux conventions signées.; Les dons des particuliers se concentrent en novembre et décembre avant la clôture fiscale ; les reçus doivent partir au premier trimestre suivant.; Les appels à projets suivent un cycle annuel : publication, dépôt, jury, puis suivi des projets financés pendant un à trois ans après la décision.