Échéances fiscales identiques pour tous les clients au même moment, et pièces à réclamer sans fin.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Répartir les prospects et fixer les prioritésEn début de journée puis à chaque arrivée de nouveaux prospects, répartir les listes, les secteurs et les comptes entre les membres de l'équipe sans recouvrement, et fixer les priorités du jour au registre.
Rechercher des prospectsTout au long de la journée, identifier des entreprises et des interlocuteurs pertinents à partir des sources internes et du web : annuaires, sites d'entreprises, annonces, appels d'offres, actualités, et LinkedIn ou Indeed quand le client a coché leur case. Noter chacun au registre (table prospects) : entreprise, contact, fonction, e-mail, téléphone, besoin repéré, page source, date.
Vérifier et enrichir les fiches prospectsContrôler au registre les coordonnées, les fonctions et les besoins de chaque prospect en relisant son site web, corriger ce qui est faux, compléter ce qui manque et signaler les doublons, pour que chaque fiche du CRM soit fiable.
Mettre à jour les listes et les messages des campagnesMettre à jour les listes de chaque campagne et ses messages (courriel, appel, autre canal), et coordonner les prises de contact pour qu'aucun compte ne soit sollicité deux fois ni par deux canaux à la fois.
Suivre les envois, les réponses et les rendez-vousRelever les messages reçus et l'agenda, vérifier les appels passés, les messages envoyés, les réponses reçues, les relances à faire et les rendez-vous obtenus, et tenir chaque prospect à jour au registre.
Coordonner et faire les relancesTout au long de la journée, s'assurer que chaque prospect intéressé ou sans réponse reçoit le suivi prévu, sans doublon ni oubli : relever les réponses, envoyer la relance due, poser les rendez-vous obtenus à l'agenda et tenir le tableau des prospects à jour.
Prendre en charge les contactsÉcrire aux prospects qui n'ont pas encore été contactés : un message court et personnalisé à partir du besoin repéré, qui qualifie leur intérêt et propose un rendez-vous pour un commercial, avec la ligne qui permet de ne plus être sollicité. Noter chaque envoi au registre.
Informer les commerciaux des opportunitésTransmettre aux commerciaux les informations utiles sur leurs prospects, distribuer les demandes reçues et signaler par courriel les opportunités prioritaires, avec le contexte nécessaire pour qu'ils agissent le jour même.
Répondre aux questions de l'équipe sur les outilsRépondre aux demandes reçues de l'équipe sur le CRM, les listes de contacts et les outils de prospection : résoudre les problèmes courants et rappeler les méthodes convenues.
Mettre à jour les indicateurs de prospectionMettre à jour les indicateurs : prospects contactés, réponses, rendez-vous et opportunités créées, par campagne, par canal et par commercial, et vérifier que le CRM est à jour.
Repérer ce qui ne fonctionne pasSignaler les listes peu pertinentes, les messages qui obtiennent peu de réponses et les étapes où les prospects décrochent, et proposer l'arrêt ou la correction de ce qui ne donne rien.
Contrôler les chevauchementsRepérer les comptes touchés par plusieurs canaux dans la même période et décaler.
Envoyer le point d'activité et les priorités du lendemainEn fin de journée, consolider les résultats, partager le point d'activité avec le responsable et l'équipe, et préparer les priorités du lendemain : comptes à relancer, rendez-vous à confirmer, listes à ouvrir.
Mesurer le rendement des campagnesRapporter réponses, rendez-vous et affaires à l'effort consenti, campagne par campagne.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur expertise comptable.

Vocabulaire

Lettre de mission: Le contrat qui définit ce que le cabinet fait et ne fait pas ; elle est obligatoire et se signe avant de commencer.
Liasse fiscale: Le jeu de tableaux déposé avec la déclaration de résultat ; sa date de dépôt ne se négocie pas.
Révision: Le contrôle des comptes avant établissement du bilan, où se rattrapent les erreurs de saisie de l'année.
Pièces manquantes: Les justificatifs que le client n'a pas fournis ; les réclamer occupe une part énorme du temps du cabinet.
Attestation: Le document signé par l'expert-comptable sur des chiffres, engageant sa responsabilité au-delà de la simple saisie.
Tableau de l'Ordre: L'inscription sans laquelle le titre et l'exercice sont interdits, avec ses obligations de formation et de contrôle.
Contrôle qualité: L'examen périodique du cabinet par l'Ordre, qui porte sur les dossiers et sur les procédures.
Portefeuille: L'ensemble des clients suivis, dont la répartition d'échéances fait la charge réelle du cabinet.

Documents

Lettre de mission signée: Elle borne la responsabilité du cabinet et se révise dès que la mission change, pas une fois pour toutes.
Dossier de révision annuel: Il justifie chaque poste du bilan et se présente au contrôle qualité comme à une éventuelle mise en cause.
Liasse fiscale et annexes: Le livrable réglementaire de l'exercice, dont la date de dépôt est la même pour tous les clients d'une catégorie.
Lettre d'affirmation du client: Signée par le dirigeant, elle confirme l'exhaustivité des informations transmises au cabinet.

Règles

Aucune mission ne commence sans lettre de mission signée : elle protège le client autant que le cabinet.

Un chiffre ne s'atteste que sur pièces justificatives réunies au dossier : l'affirmation du client ne suffit jamais.

Le secret professionnel couvre tout ce que le cabinet apprend : rien ne se dit à un tiers, banquier ou associé compris, sans accord écrit.

Une déclaration incomplète se dépose dans les délais avec les réserves écrites, plutôt qu'en retard avec des données inventées.

Spécificités

Dossiers clients: L'unité de charge du cabinet, dont le nombre par collaborateur décide de la qualité du travail.
Heures passées par dossier: La mesure de rentabilité réelle, souvent très éloignée de l'honoraire forfaitaire annoncé.
Jours avant échéance: Le compte à rebours qui gouverne toute l'organisation du printemps.
Le dirigeant client: Il attend des chiffres pour décider et fournit ses pièces en retard ; les deux sont vrais en même temps.
L'administration fiscale: Elle fixe les échéances et contrôle ; un retard de dépôt se paie en majorations pour le client.
La banque du client: Elle réclame des comptes à date pour instruire un financement, souvent avant que le bilan soit prêt.
Le contrôleur qualité de l'Ordre: Il examine les dossiers et les procédures, et ses observations engagent l'inscription du cabinet.; Les échéances fiscales tombent au même moment pour tous les clients, ce qui concentre la charge sur quelques semaines.; La collecte des pièces s'étale toute l'année, mais elle s'achève toujours dans l'urgence juste avant le bilan.; Les déclarations périodiques reviennent chaque mois ou chaque trimestre et ne souffrent aucun retard.