Affaires uniques et datées, prestataires nombreux et annulation qui laisse des frais engagés.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin sur les entrantsEn début de journée, relever les demandes arrivées depuis la veille et les rappels promis.
Reprendre les demandes entrantesÀ chaque demande entrante, l'enregistrer avec son heure d'arrivée et sa source.
Rappeler dans le délai convenuRappeler chaque demande avant l'échéance convenue, et laisser un SMS avec un créneau si le contact ne répond pas.
Établir situation, besoin, décideur et échéanceAprès chaque échange, consigner la situation, le besoin, qui décide et pour quand.
Écarter ce qui sort du périmètreRépondre poliment aux contacts hors périmètre, avec une orientation quand c'est possible.
Transmettre avec le verbatimEnvoyer au commercial chaque contact qualifié avec ses propres mots sur son besoin.
Enregistrer les refusEnregistrer aussitôt tout contact qui ne veut plus être sollicité.
Chercher de nouveaux prospectsChercher sur le web des entreprises qui ressemblent aux contacts qualifiés et noter chacun au registre avec son contact, son besoin repéré et la page source.
Écrire aux nouveaux prospectsÉcrire à chaque nouveau prospect un premier message court sur son besoin, qui dit d'où viennent ses coordonnées et comment refuser.
Répondre, relancer et tenir le tableau des prospectsRépondre aux prospects, poser un rendez-vous avec les intéressés, relancer une fois les muets et retirer ceux qui refusent.
Envoyer le rapport hebdomadaire des délais de rappelChaque semaine, envoyer le délai de rappel moyen, la part rappelée dans l'heure et le taux de qualification.
Compte rendu du soirEn fin de journée, envoyer les entrants traités, les qualifiés transmis et les rappels en attente.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur événementiel et organisation.

Vocabulaire

Rétroplanning: Le calendrier remonté depuis le jour J : chaque tâche a sa date butoir, et un retard se propage jusqu'au bout.
Jour J: La date qui ne bouge pas : tout se juge à ce moment-là, sans seconde chance ni rattrapage possible.
Chaîne de prestataires: Traiteur, technique, scénographie, sécurité : l'événement est une chaîne, et le maillon faible se voit le jour même.
Budget engagé: Ce qui est déjà contractualisé et dû même en cas d'annulation ; il grandit à mesure qu'on approche de la date.
Repérage technique: La visite du lieu avec les équipes pour mesurer accès, puissance électrique, hauteurs et contraintes de montage.
Liste des inscrits: Le fichier des participants, qui sert à l'accueil, à la sécurité et au respect de la jauge du lieu.

Documents

Cahier des charges de l'événement: Le document qui fixe les objectifs, le format, la jauge, le budget et les livrables attendus du prestataire.
Contrat de prestation: L'accord avec chaque intervenant, avec ses échéances de paiement, ses pénalités et ses conditions d'annulation.
Assurance annulation: La couverture qui rembourse les frais engagés si l'événement ne peut pas se tenir ; elle se souscrit tôt, pas la veille.
Déclaration de manifestation: La déclaration préalable en mairie ou en préfecture, exigée selon la jauge, le lieu et l'occupation de la voie publique.
Plan de sécurité et dispositif de secours: Le document qui décrit les issues, le dispositif prévisionnel de secours et les consignes des agents de sécurité.

Règles

La jauge du lieu et le dispositif de secours prévu ne se dépassent ni ne se réduisent pour arranger le programme.

Les manifestations soumises à déclaration se déclarent dans les délais : une autorisation ne se rattrape pas la veille.

Les données personnelles des inscrits servent à l'événement et à rien d'autre, et se suppriment aux durées annoncées.

L'agent n'engage aucun prestataire et ne valide aucun budget : il tient le rétroplanning, relance et prévient des dérives.

Spécificités

participant: L'unité qui commande la jauge, le nombre de couverts, les navettes et le dispositif de secours.
jour avant l'événement: L'unité du rétroplanning : chaque tâche se situe en nombre de jours avant la date, pas en semaines vagues.
poste budgétaire: L'unité de suivi du budget, engagé puis facturé, comparé au prévisionnel à chaque point d'étape.
Client commanditaire: Attend un budget tenu, des points d'étape réguliers et aucune mauvaise surprise le jour même devant ses invités.
Prestataire technique: Attend un repérage, des plans à jour et des horaires de montage fermes pour dimensionner son équipe.
Lieu d'accueil: Attend le respect de la jauge, des horaires et du règlement intérieur, et une remise en état à l'identique.
Participants: Attendent une information claire avant de venir, un accueil fluide et un programme tenu à l'heure annoncée.; Le rétroplanning commande tout : les dates butoirs se tiennent, sinon l'écart se voit le jour même.; Les semaines qui précèdent concentrent les décisions, les relances et les imprévus, avec des journées très longues.; Le montage et le démontage encadrent l'événement et se négocient avec le lieu bien avant la signature.; Le bilan et la facturation des prestataires occupent encore les deux semaines qui suivent l'événement.