Budget contraint, personnel en continu et dossiers patients sous secret médical renforcé.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin sur le service du personnelEn début de journée, relever les chantiers ouverts, les échéances du jour et les demandes arrivées dans la nuit.
Relever l'état des chantiersRelever l'avancement de chaque chantier RH ouvert (recrutements, arrivées, départs, déclarations, campagnes) dans le registre.
Classer retards, échéances et blocagesClasser chaque chantier selon son retard sur le délai fixé et relancer par courriel le responsable d'un dossier bloqué.
Relancer les échéances contractuellesRepérer fins de période d'essai, de contrat et visites médicales à venir et envoyer au manager ce qu'il doit décider avant la date.
Répondre aux questions sur le serviceÀ chaque question d'un salarié ou d'un manager sur un dossier en cours, répondre depuis le relevé à jour.
Chercher les causes communesRapprocher les blocages de la semaine pour trouver ceux qui reviennent (pièce manquante, validation lente, outil) et noter le remède.
Envoyer le rapport de la semaine du serviceChaque semaine, envoyer au responsable RH l'avancement des chantiers, les retards et les causes relevées.
Compte rendu du soirEn fin de journée, envoyer les chantiers avancés, les relances faites et les blocages restants.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur établissement public de santé.

Vocabulaire

Dossier patient: Ensemble des informations de santé du patient, couvert par le secret médical ; l'accès se fait au besoin d'en connaître et se trace.
Codage de l'activité: Traduction des séjours en actes et diagnostics qui détermine le financement ; un codage inexact se contrôle et se récupère sur l'établissement.
Continuité des soins: Obligation d'assurer la prise en charge jour et nuit ; elle commande les plannings, les gardes et les tableaux de service.
Commission médicale d'établissement: Instance des médecins qui donne son avis sur l'organisation des soins ; ses avis précèdent les décisions du directeur.
État prévisionnel des recettes et des dépenses: Budget de l'établissement, approuvé et suivi en cours d'année ; il encadre les recrutements et les investissements.

Documents

Dossier patient informatisé: Il rassemble observations, prescriptions et comptes rendus ; sa traçabilité d'accès se contrôle et tout accès injustifié est une faute.
Compte rendu d'hospitalisation: Transmis au médecin traitant à la sortie, il assure la continuité des soins et conditionne le suivi en ville.
Tableau de service: Il organise la présence médicale et soignante en continu ; un trou de garde engage la responsabilité de l'établissement.
Résumé de sortie standardisé: Il porte le codage du séjour transmis pour le financement ; son exactitude se contrôle et son erreur se rembourse.

Règles

Le secret médical couvre tout le dossier patient : l'accès se limite aux professionnels qui participent à sa prise en charge, se trace, et rien ne se dit à un proche sans l'accord du patient.

Le codage de l'activité décrit ce qui a réellement été fait : surcoter un séjour est une fraude qui se contrôle et se récupère, sous-coter prive le service de ses moyens.

L'agent ne consulte aucun dossier médical, ne code aucun séjour et ne décide d'aucun soin : il prépare les plannings, suit les échéances administratives et prépare les pièces, les soignants et la direction décident.

Spécificités

séjour: Unité de prise en charge hospitalière, codée puis valorisée ; c'est elle qui porte le financement et non le nombre de journées.
équivalent temps plein: Unité de comptage des effectifs soignants et médicaux, base des plannings et des budgets de personnel.
patient et proches: Une information claire sur la prise en charge, le respect de la personne de confiance désignée, et l'accès à son dossier dans les délais légaux.
équipe soignante: Des plannings publiés à l'avance, des transmissions complètes à la relève et des outils qui ne rallongent pas le temps passé loin du patient.
agence régionale de santé et tutelle: Une activité codée et transmise dans les délais, des indicateurs de qualité renseignés et un budget tenu sur l'exercice.; Les services tournent en continu avec des relèves à heures fixes ; la transmission entre équipes est le moment où se perdent ou se sauvent les informations.; Le codage des séjours se clôture mensuellement pour la transmission de l'activité ; un retard décale le financement du mois et se rattrape difficilement.