Facturation à la palette stockée et à la ligne préparée, avec inventaires tournants et taux de service contractuel.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Votre branche a son propre expert du devis : Assistant cotation transport, « Deviseur — cotation logistique ». Un prix de transport sans ses conditions n'est pas un prix : le hayon, l'attente et le rendez-vous se facturent après.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin sur les devisEn début de journée, relever les demandes de prix, les éléments reçus et les devis arrivés à échéance.
Reprendre les demandes de prixÀ chaque demande de prix, l'enregistrer avec ce qui est connu et ce qui manque pour chiffrer.
Réclamer les éléments manquantsÉcrire ou appeler le client pour obtenir ce qui manque avant de chiffrer.
Vérifier l'état du compte clientVérifier encours, retards de paiement et conditions particulières du client.
Chiffrer depuis le tarif en vigueurChiffrer chaque demande complète depuis le tarif en vigueur et les conditions du client.
Écrire le périmètre inclus et excluÉcrire noir sur blanc ce que le devis couvre et ce qu'il ne couvre pas.
Obtenir l'accord du responsable sur les remises hors grilleEnvoyer au responsable toute remise ou condition hors grille et attendre son accord écrit.
Émettre le devisMettre en forme le devis validé, l'envoyer pour signature électronique et le classer.
Suivre les devis en coursSuivre chaque devis émis jusqu'à sa signature ou son refus, et relancer à échéance.
Compte rendu du soirEn fin de journée, envoyer les demandes reçues, les devis émis, signés et en attente.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur entreposage et logistique contractuelle.

Vocabulaire

Ligne de commande: Une référence dans une commande : c'est l'unité de travail et de facturation de la préparation, bien plus que le nombre de colis.
Sortie par date de péremption: Règle qui fait partir en premier le lot dont la date est la plus proche : sur un produit daté, elle prime sur l'ordre d'entrée.
Inventaire tournant: Comptage continu zone par zone, au lieu d'un arrêt annuel : il maintient la fiabilité du stock sans fermer l'entrepôt.
Taux de service: Part des lignes livrées complètes et à l'heure : c'est l'indicateur sur lequel le contrat logistique est jugé et parfois pénalisé.
Adressage: Repère d'un emplacement par allée, travée et niveau : un adressage faux fait perdre plus de temps qu'une rupture de stock.
Freinte: Taux de perte et de casse admis par le contrat : au-delà, le prestataire rembourse, et c'est l'inventaire qui l'établit.

Documents

Contrat logistique: Fixe les unités d'œuvre facturées, le taux de service attendu, la freinte admise et les pénalités : tout litige y revient.
Bon de réception avec réserves: Compté et contrôlé à l'arrivée : une réserve non portée à la réception rend le prestataire responsable d'un manquant jamais reçu.
Rapport d'inventaire tournant: Donne l'écart par zone et par référence : c'est lui qui dit si le stock informatique est croyable, avant toute discussion commerciale.
Récépissé de l'installation classée: L'entrepôt relève d'un régime selon son volume et les matières stockées : le récépissé et les contrôles se présentent à l'inspection.

Règles

Les réserves se portent à la réception, référence par référence : passé ce moment, un manquant devient une perte du prestataire.

La sortie par date de péremption prime sur l'ordre d'entrée : un produit daté sorti dans le mauvais ordre est une perte sèche.

Un écart d'inventaire se déclare au client dès qu'il est constaté : le découvrir en fin de contrat transforme un écart en litige.

Les matières stockées restent dans les limites du régime déclaré : en ajouter une non prévue peut faire changer le régime de tout l'entrepôt.

Spécificités

Palette stockée: Unité de facturation du stockage, comptée par période : le prix se joue sur l'occupation moyenne, pas sur le pic de saison.
Ligne préparée: Unité de facturation de la préparation : deux commandes du même volume ne coûtent pas pareil si le nombre de lignes diffère.
Mètre cube utile: Capacité réelle de l'entrepôt : elle se compte en volume exploitable sous ferme, jamais en mètres carrés au sol.
Le client donneur d'ordre: Juge sur le taux de service et l'écart d'inventaire : il attend une alerte avant la rupture, pas une explication après.
Le transporteur qui enlève: Arrive sur un créneau et repart : un quai non prêt à l'heure fait manquer le départ et décale toute la livraison.
L'inspection des installations classées: Contrôle les matières stockées, les distances, le désenfumage et les moyens de secours ; elle peut imposer un arrêt immédiat.
L'agence d'intérim: Fournit les renforts de pointe : elle attend des prévisions plusieurs semaines avant, sans quoi elle envoie des profils non formés.; Les pics de fin d'année et de soldes doublent les volumes préparés : l'intérim se réserve et se forme des semaines avant.; La réception se fait le matin et l'expédition en fin de journée : entre les deux, la préparation doit absorber les commandes du jour.; L'inventaire tournant avance par zones tout au long de l'année, pour éviter l'arrêt complet qu'impose un inventaire général.