Intermédiaire qui rapproche armateurs et affréteurs pour conclure l'affrètement d'un navire au voyage ou à temps, de l'offre ferme à la charte-partie et aux surestaries.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin sur les échéances des trente joursChaque matin, envoyer au dirigeant la liste de ce qui arrive à échéance dans les trente jours, avec l'organisme, la pièce attendue et l'état du dossier.
Tenir le registre des obligationsReporter au registre chaque obligation qui apparaît dans le courrier (organisme, objet, date limite, pièces) et la clore quand elle est rendue.
Remplir les formulaires depuis les pièces existantesRemplir chaque formulaire attendu depuis les pièces déjà au dossier, sans rien inventer, et marquer les champs qui manquent.
Réclamer les pièces manquantesÉcrire à la bonne personne pour chaque pièce manquante, avec la date limite, et relancer à mi-délai.
Déposer les dossiers completsDéposer chaque dossier complet sur le portail de l'organisme ou l'envoyer à son adresse, et ranger la preuve de dépôt.
Demander les attestationsDemander aux organismes les attestations à renouveler (fiscale, sociale, assurance) avant leur échéance et les ranger à réception.
Ouvrir les comptes fournisseurs et adhésionsMonter et envoyer les dossiers d'ouverture de compte fournisseur et d'adhésion demandés, et suivre leur réponse.
Faire le point du soirEn fin de journée, envoyer au dirigeant ce qui a été déposé, ce qui attend une pièce et ce qui est en retard.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur courtage maritime.

Vocabulaire

Position: Port et date à partir desquels un navire est libre pour un nouvel affrètement, diffusés chaque jour par les armateurs.
Offre ferme: Proposition qui engage son auteur si elle est acceptée dans le délai fixé, sur les conditions principales indiquées.
Récapitulatif: Message qui reprend exactement toutes les conditions convenues après accord, base de la charte-partie.
Charte-partie: Contrat d'affrètement établi sur une forme type, complétée de clauses additionnelles négociées.
Staries: Temps alloué à l'affréteur pour charger et décharger ; au-delà, les surestaries sont dues à l'armateur.
Fenêtre de chargement: Période pendant laquelle le navire doit se présenter au port de chargement, faute de quoi l'affréteur peut résilier.
Équivalent journalier: Résultat d'un voyage ramené à la journée, qui compare affrètement au voyage et affrètement à temps.

Documents

Ordre de cargaison: Décrit marchandise, quantité, ports, fenêtre de chargement et conditions que cherche un affréteur.
Récapitulatif d'affaire: Fixe par écrit les termes acceptés et les réserves à lever avant que l'affaire soit conclue.
Charte-partie: Contrat signé entre armateur et affréteur, base de tous les calculs et litiges de l'affrètement.
Relevé des faits: Chronologie signée de l'escale qui sert au calcul des staries et des surestaries.
Rapport de marché: Synthèse hebdomadaire des affaires conclues, de la tendance des taux et des navires disponibles.

Règles

Une offre ferme ne part qu'avec le mandat du client et engage dès son acceptation dans le délai.

Le récapitulatif reprend mot pour mot les termes acceptés ; rien ne se reformule.

Une affaire n'est conclue qu'après la levée écrite de toutes les réserves.

Parties, navire et ports se vérifient au regard des sanctions internationales avant toute offre.

Spécificités

Dollar par tonne: Taux de fret d'un affrètement au voyage, appliqué à la quantité chargée.
Dollar par jour: Loyer d'un affrètement à temps et taux des surestaries.
Tonne de port en lourd: Capacité de chargement d'un navire, qui le classe dans sa catégorie de taille.
L'affréteur: Cherche le navire qui convient au meilleur taux, dans sa fenêtre de chargement, avec des clauses qu'il connaît.
L'armateur ou l'opérateur: Veut employer son navire sans période vide, au meilleur équivalent journalier, avec des contreparties solides.
Le service des opérations: Reçoit l'affaire conclue et attend instructions de voyage claires et charte-partie à jour.
Le service juridique ou les assureurs: Interviennent sur les clauses, les litiges et les réclamations de surestaries.; Les positions et les ordres se mettent à jour chaque matin ; une affaire se conclut parfois en quelques heures.; Les commissions se facturent après le chargement ou au fil des paiements du loyer à temps.; Les réclamations de surestaries obéissent à un délai contractuel, souvent de quatre-vingt-dix jours après la fin du déchargement.