Formules déposées, dossier d'information produit obligatoire, lots tracés et sous-traitance fréquente du conditionnement.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin sur les entrantsEn début de journée, relever les demandes arrivées depuis la veille et les rappels promis.
Reprendre les demandes entrantesÀ chaque demande entrante, l'enregistrer avec son heure d'arrivée et sa source.
Rappeler dans le délai convenuRappeler chaque demande avant l'échéance convenue, et laisser un SMS avec un créneau si le contact ne répond pas.
Établir situation, besoin, décideur et échéanceAprès chaque échange, consigner la situation, le besoin, qui décide et pour quand.
Écarter ce qui sort du périmètreRépondre poliment aux contacts hors périmètre, avec une orientation quand c'est possible.
Transmettre avec le verbatimEnvoyer au commercial chaque contact qualifié avec ses propres mots sur son besoin.
Enregistrer les refusEnregistrer aussitôt tout contact qui ne veut plus être sollicité.
Chercher de nouveaux prospectsChercher sur le web des entreprises qui ressemblent aux contacts qualifiés et noter chacun au registre avec son contact, son besoin repéré et la page source.
Écrire aux nouveaux prospectsÉcrire à chaque nouveau prospect un premier message court sur son besoin, qui dit d'où viennent ses coordonnées et comment refuser.
Répondre, relancer et tenir le tableau des prospectsRépondre aux prospects, poser un rendez-vous avec les intéressés, relancer une fois les muets et retirer ceux qui refusent.
Envoyer le rapport hebdomadaire des délais de rappelChaque semaine, envoyer le délai de rappel moyen, la part rappelée dans l'heure et le taux de qualification.
Compte rendu du soirEn fin de journée, envoyer les entrants traités, les qualifiés transmis et les rappels en attente.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur cosmétique et parfumerie.

Vocabulaire

Personne responsable: La personne ou la société désignée pour chaque produit mis sur le marché, et qui en répond devant les autorités.
Dossier d'information produit: Le dossier tenu à disposition des autorités, sans lequel un cosmétique ne peut pas être commercialisé.
Évaluation de la sécurité: L'analyse signée par un évaluateur qualifié, pièce maîtresse du dossier et condition de la mise sur le marché.
Notification: La déclaration du produit au portail européen avant commercialisation, distincte du dossier lui-même.
Nomenclature INCI: La liste d'ingrédients en langage normalisé, obligatoire sur l'emballage et identique dans toute l'Europe.
Bonnes pratiques de fabrication: Le référentiel qui encadre la production cosmétique et que les clients et les audits exigent.
Période après ouverture: La durée d'usage après ouverture, symbolisée sur l'emballage, distincte de la date de durabilité.
Allégation: Ce que le produit prétend faire ; chaque allégation doit être soutenue par une preuve conservée au dossier.

Documents

Dossier d'information produit: Formule, évaluation de sécurité, preuves d'allégations et données de fabrication réunies par produit.
Dossier de lot: Il consigne matières, pesées, contrôles et conditionnement d'une production, et permet un rappel ciblé.
Certificat d'analyse des matières premières: Fourni par le fournisseur, il conditionne l'acceptation d'une matière avant pesée.
Preuves d'allégations: Tests, études ou bibliographie qui soutiennent ce que dit l'emballage ; sans elles, l'allégation est retirée.

Règles

Aucun produit n'est mis sur le marché sans personne responsable désignée, dossier d'information complet et notification faite.

Une allégation sans preuve conservée ne figure pas sur l'emballage, quelle que soit la pression commerciale.

Une formule modifiée, même légèrement, relance l'évaluation de sécurité : ce n'est pas une variante, c'est un autre produit.

Les ingrédients interdits ou limités se vérifient à chaque reformulation, car les listes évoluent plusieurs fois par an.

Spécificités

Unités produites: L'unité de commande et de stock, distincte du volume de vrac fabriqué en cuve.
kg de vrac: La quantité de formule fabriquée, qui se conditionne ensuite en plusieurs références.
Mois de durabilité: La durée de vie annoncée du produit, soutenue par des essais de stabilité et pas par l'habitude.
L'évaluateur de la sécurité: Il signe l'évaluation et peut refuser une formule ou une concentration ; son avis n'est pas négociable.
Le façonnier: Il fabrique pour la marque selon un cahier des charges ; sa traçabilité devient celle de la marque.
Les autorités de contrôle: Elles réclament le dossier d'information produit à la première demande et vérifient les allégations.
L'acheteur de la distribution: Il impose ses audits, ses délais et ses mentions d'emballage, souvent plus exigeants que la loi.; Un produit nouveau attend son évaluation de sécurité et sa notification : plusieurs mois avant la première vente, quoi qu'en dise le marketing.; Les lancements se calent sur les saisons et les fêtes, avec des conditionnements commandés très en amont.; La sous-traitance est la règle : formulation, remplissage et conditionnement peuvent être chez trois prestataires différents.