Formules déposées, dossier d'information produit obligatoire, lots tracés et sous-traitance fréquente du conditionnement.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Votre branche a son propre expert du devis : Agent devis industriel, « Cotation des offres ». Un devis industriel engage sur un procédé autant que sur un prix : ce qui tue la marge, c'est la tolérance qu'on n'a pas lue.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin sur les devisEn début de journée, relever les demandes de prix, les éléments reçus et les devis arrivés à échéance.
Reprendre les demandes de prixÀ chaque demande de prix, l'enregistrer avec ce qui est connu et ce qui manque pour chiffrer.
Réclamer les éléments manquantsÉcrire ou appeler le client pour obtenir ce qui manque avant de chiffrer.
Vérifier l'état du compte clientVérifier encours, retards de paiement et conditions particulières du client. Dans Sage X3 ou SAP S/4HANA.
Chiffrer depuis le tarif en vigueurChiffrer chaque demande complète depuis le tarif en vigueur et les conditions du client. Dans Sage X3 ou SAP S/4HANA.
Écrire le périmètre inclus et excluÉcrire noir sur blanc ce que le devis couvre et ce qu'il ne couvre pas.
Obtenir l'accord du responsable sur les remises hors grilleEnvoyer au responsable toute remise ou condition hors grille et attendre son accord écrit.
Émettre le devisMettre en forme le devis validé, l'envoyer pour signature électronique et le classer.
Suivre les devis en coursSuivre chaque devis émis jusqu'à sa signature ou son refus, et relancer à échéance.
Compte rendu du soirEn fin de journée, envoyer les demandes reçues, les devis émis, signés et en attente.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur cosmétique et parfumerie.

Vocabulaire

Personne responsable: La personne ou la société désignée pour chaque produit mis sur le marché, et qui en répond devant les autorités.
Dossier d'information produit: Le dossier tenu à disposition des autorités, sans lequel un cosmétique ne peut pas être commercialisé.
Évaluation de la sécurité: L'analyse signée par un évaluateur qualifié, pièce maîtresse du dossier et condition de la mise sur le marché.
Notification: La déclaration du produit au portail européen avant commercialisation, distincte du dossier lui-même.
Nomenclature INCI: La liste d'ingrédients en langage normalisé, obligatoire sur l'emballage et identique dans toute l'Europe.
Bonnes pratiques de fabrication: Le référentiel qui encadre la production cosmétique et que les clients et les audits exigent.
Période après ouverture: La durée d'usage après ouverture, symbolisée sur l'emballage, distincte de la date de durabilité.
Allégation: Ce que le produit prétend faire ; chaque allégation doit être soutenue par une preuve conservée au dossier.

Documents

Dossier d'information produit: Formule, évaluation de sécurité, preuves d'allégations et données de fabrication réunies par produit.
Dossier de lot: Il consigne matières, pesées, contrôles et conditionnement d'une production, et permet un rappel ciblé.
Certificat d'analyse des matières premières: Fourni par le fournisseur, il conditionne l'acceptation d'une matière avant pesée.
Preuves d'allégations: Tests, études ou bibliographie qui soutiennent ce que dit l'emballage ; sans elles, l'allégation est retirée.

Règles

Aucun produit n'est mis sur le marché sans personne responsable désignée, dossier d'information complet et notification faite.

Une allégation sans preuve conservée ne figure pas sur l'emballage, quelle que soit la pression commerciale.

Une formule modifiée, même légèrement, relance l'évaluation de sécurité : ce n'est pas une variante, c'est un autre produit.

Les ingrédients interdits ou limités se vérifient à chaque reformulation, car les listes évoluent plusieurs fois par an.

Spécificités

Unités produites: L'unité de commande et de stock, distincte du volume de vrac fabriqué en cuve.
kg de vrac: La quantité de formule fabriquée, qui se conditionne ensuite en plusieurs références.
Mois de durabilité: La durée de vie annoncée du produit, soutenue par des essais de stabilité et pas par l'habitude.
L'évaluateur de la sécurité: Il signe l'évaluation et peut refuser une formule ou une concentration ; son avis n'est pas négociable.
Le façonnier: Il fabrique pour la marque selon un cahier des charges ; sa traçabilité devient celle de la marque.
Les autorités de contrôle: Elles réclament le dossier d'information produit à la première demande et vérifient les allégations.
L'acheteur de la distribution: Il impose ses audits, ses délais et ses mentions d'emballage, souvent plus exigeants que la loi.; Un produit nouveau attend son évaluation de sécurité et sa notification : plusieurs mois avant la première vente, quoi qu'en dise le marketing.; Les lancements se calent sur les saisons et les fêtes, avec des conditionnements commandés très en amont.; La sous-traitance est la règle : formulation, remplissage et conditionnement peuvent être chez trois prestataires différents.