Agrément et formation obligatoires, procès-verbaux normalisés et contre-visites à replanifier.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin sur les dossiers à contrôlerEn début de journée, relever les documents arrivés depuis la veille et les pièces qui expirent dans le mois.
Trier les documents entrantsRelever les documents arrivés et les rattacher au dossier qu'ils complètent.
Contrôler complétude et conformitéVérifier chaque dossier contre sa liste de contrôle et noter les pièces manquantes, expirées ou non conformes.
Vérifier le nommage et les versionsContrôler le nom et la version de chaque pièce, et noter les corrections à faire.
Réclamer les pièces manquantes ou expiréesÉcrire au détenteur de chaque pièce manquante ou expirée, avec la date limite, et relancer sans réponse.
Archiver les dossiers conformesArchiver chaque dossier conforme et inscrire l'archivage au registre de traçabilité.
Faire le point du soirEn fin de journée, envoyer au responsable les dossiers contrôlés, conformes, archivés et en attente de pièces.
Envoyer le rapport de conformité de la semaineChaque vendredi, envoyer à la direction la synthèse chiffrée de l'état de conformité.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur contrôle technique automobile.

Vocabulaire

Contre-visite: Nouveau passage après une défaillance majeure ; il doit avoir lieu dans les deux mois et ne porte que sur les points refusés.
Défaillance majeure: Défaut qui entraîne le refus et la contre-visite, à distinguer de la défaillance mineure qui laisse le véhicule circuler.
Défaillance critique: Défaut qui interdit la circulation au-delà du jour du contrôle ; le procès-verbal le signale en clair au client.
Agrément préfectoral: Autorisation d'exploiter le centre, attachée aux locaux, aux équipements et à la formation des contrôleurs ; elle se perd à l'audit.
OTC: Organisme technique central : il centralise les procès-verbaux et diffuse les instructions techniques auxquelles chaque centre est tenu.

Documents

Procès-verbal de contrôle: Document normalisé remis au client, transmis à l'organisme central ; sa forme et son contenu ne se négocient pas.
Timbre et vignette: Ils matérialisent la validité du contrôle sur le certificat d'immatriculation et le pare-brise, et font foi lors d'un contrôle routier.
Registre des contrôles: Il trace chaque passage, chaque contrôleur et chaque équipement utilisé, et se présente à l'audit de surveillance.
Fiche de vérification des équipements: Banc de freinage, opacimètre, analyseur : leur vérification périodique conditionne la validité de tous les contrôles réalisés depuis.

Règles

Le centre ne répare pas ce qu'il contrôle et ne recommande aucun réparateur : l'indépendance du contrôle est la condition de l'agrément et se perd d'un seul manquement.

Chaque contrôle suit le référentiel national point par point et son procès-verbal est transmis à l'organisme central le jour même ; aucun point ne se passe par confiance.

L'agent ne se prononce sur aucune défaillance et ne rédige aucun procès-verbal : il prend les rendez-vous, relance les contre-visites à échéance et prépare les pièces d'audit, le contrôleur agréé seul constate.

Spécificités

point de contrôle: Élément du référentiel national vérifié un à un ; le nombre de points contrôlés ne varie pas d'un centre à l'autre.
mois de validité: Durée avant le prochain passage, deux ans pour un véhicule particulier, un an dès qu'il transporte des personnes contre rémunération.
automobiliste: Comprendre pourquoi son véhicule est refusé, avec les points en clair, et repartir avec une date de contre-visite déjà posée.
garage partenaire: Recevoir les procès-verbaux de refus lisibles et une orientation de client sans que le centre ne prescrive la réparation.
auditeur de l'organisme de surveillance: Un registre à jour, des équipements vérifiés dans les délais et des contrôleurs dont la formation continue est à jour.; Les rendez-vous se prennent au créneau de trente à quarante-cinq minutes toute la journée, avec un pic avant les départs en vacances et en fin de mois.; Les contre-visites sont à replanifier dans les deux mois : passé ce délai, le client repaie un contrôle complet et le reproche au centre.