Comptabilité publique, marchés soumis au code de la commande publique et délibérations à préparer.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin sur les créances à relancerEn début de journée, vérifier pour chaque créance échue qu'elle n'est ni payée, ni contestée, ni sous délai consenti.
Envoyer les relances du jourEnvoyer à chaque débiteur vérifié la relance de son palier selon le protocole de l'entreprise.
Répondre aux débiteursÀ chaque réponse d'un débiteur, répondre, noter la contestation ou la promesse de paiement, et suspendre la relance s'il le faut.
Noter les contacts et les promessesNoter au registre chaque contact, chaque promesse de paiement et chaque échéance manquée.
Relancer les promesses non tenuesComparer les promesses aux encaissements et relancer chaque débiteur dont la promesse n'est pas tenue.
Envoyer les mises en demeure décidéesÉtablir et envoyer la mise en demeure de chaque dossier que le responsable a décidé de porter au dernier palier.
Faire le point du soir sur le recouvrementEn fin de journée, envoyer les relances parties, les promesses obtenues, les encaissements et les dossiers à décider.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur collectivité territoriale.

Vocabulaire

Délibération: Décision de l'assemblée, exécutoire seulement après transmission au contrôle de légalité et publication ; avant cela elle n'autorise rien.
Engagement, mandatement, paiement: Trois temps séparés de la dépense publique : l'ordonnateur engage et mandate, le comptable public seul paie.
Nomenclature M57: Cadre comptable des collectivités, qui impose le plan de comptes et la présentation du budget ; il commande toute la saisie.
Marché à procédure adaptée: Achat sous les seuils européens, dont les règles de publicité sont fixées par la collectivité mais doivent rester traçables et égalitaires.
Contrôle de légalité: Examen par le représentant de l'État des actes transmis ; il peut déférer un acte au juge dans les deux mois de sa réception.

Documents

Délibération et son accusé de transmission: L'accusé date le caractère exécutoire de l'acte ; agir avant cette date expose l'acte et l'ordonnateur.
Budget primitif et décisions modificatives: Ils ouvrent les crédits par chapitre ; une dépense sans crédit ouvert est refusée au paiement par le comptable public.
Dossier de consultation des entreprises: Il fixe les besoins et les critères de choix ; les modifier en cours de consultation invalide la procédure.
Rapport annuel sur le prix et la qualité du service: Obligatoire pour l'eau, l'assainissement et les déchets, il se présente à l'assemblée et se met à disposition du public.

Règles

Aucune dépense ne s'engage sans crédit ouvert au budget et aucun acte ne s'exécute avant sa transmission au contrôle de légalité et sa publication.

Un achat ne se découpe pas pour passer sous un seuil de procédure, et les critères de choix annoncés dans la consultation sont ceux qui servent à attribuer : s'en écarter est un délit.

L'agent ne signe aucun acte, n'engage aucune dépense et ne répond au nom de la collectivité nulle part : il prépare les dossiers, vérifie les pièces et rappelle les délais, l'ordonnateur décide.

Spécificités

chapitre budgétaire: Niveau auquel les crédits sont votés et contrôlés ; une dépense se rattache à un chapitre et non à un service.
seuil de procédure: Montant à partir duquel une procédure formalisée s'impose ; le découpage d'un achat pour rester dessous est un délit de favoritisme.
élu et assemblée délibérante: Des dossiers préparés et transmis avec la convocation, et des projets de délibération dont la légalité a été vérifiée avant la séance.
comptable public: Des mandats accompagnés des pièces justificatives exigées par la nomenclature, faute de quoi le paiement est suspendu.
administré: Une réponse sur sa demande dans les délais, l'accès aux documents administratifs communicables, et des actes publiés où il peut les consulter.; Le budget se prépare à l'automne et se vote avant la date limite du printemps ; le compte administratif de l'exercice précédent s'arrête dans la même période.; Les conseils se réunissent à fréquence fixe avec des convocations envoyées dans le délai réglementaire ; un point non inscrit à l'ordre du jour ne se délibère pas.