Séjours codés pour la facturation, blocs à planifier et personnel en trois-huit.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin sur les comptesEn début de journée, relever les commandes de la veille, les suites données aux pistes et les comptes à travailler.
Lire l'historique d'achatLire l'historique de facturation de chaque compte et le résumer par gamme et par site.
Repérer les gammes non achetéesComparer ce que chaque compte achète au catalogue et noter les gammes jamais achetées.
Alerter sur les comptes qui s'érodentRepérer les comptes dont les achats baissent et envoyer l'alerte au commercial du compte.
Identifier les entités non couvertesPour chaque groupe client, relever les sites et filiales qui n'achètent pas encore.
Vérifier l'état du compteAvant toute proposition, vérifier encours, litiges et retards de paiement du compte.
Écrire la proposition d'élargissementÉcrire pour chaque piste vérifiée une proposition qui part de ce que le client achète déjà.
Transmettre les pistes au commercialEnvoyer au commercial du compte la proposition et les chiffres qui la fondent.
Chercher de nouveaux prospectsChercher sur le web des entreprises du même profil que les meilleurs comptes et noter chacun au registre avec son contact, son besoin repéré et la page source.
Écrire aux nouveaux prospectsÉcrire à chaque nouveau prospect un premier message court sur son besoin, qui dit d'où viennent ses coordonnées et comment refuser.
Répondre, relancer et tenir le tableau des prospectsRépondre aux prospects, poser un rendez-vous avec les intéressés, relancer une fois les muets et retirer ceux qui refusent.
Envoyer le rapport mensuel des pistesChaque mois, envoyer les pistes transmises, celles suivies d'une commande et le chiffre gagné.
Compte rendu du soirEn fin de journée, envoyer les comptes lus, les pistes trouvées et les propositions transmises.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur clinique et hospitalisation privée.

Vocabulaire

GHS: Le groupe homogène de séjour : le tarif que l'Assurance maladie verse pour un séjour, déterminé par le codage et non par le temps passé.
PMSI: Le recueil qui code chaque séjour en diagnostics et en actes ; c'est lui qui déclenche la facturation, donc une erreur de codage est une perte sèche.
Vacation de bloc: Le créneau de salle d'opération attribué à un praticien : la ressource la plus rare de la clinique, et la plus coûteuse quand elle reste vide.
Honoraires du praticien: Les praticiens libéraux facturent leurs honoraires à part du séjour : deux factures pour un même patient, deux circuits à ne jamais mélanger.
Ambulatoire: L'entrée et la sortie le même jour : le mode attendu par les tutelles, suivi par un taux que l'établissement doit tenir.
Bornes du séjour: Les durées basse et haute attachées au tarif : en dessous ou au-delà, le montant versé change, ce qui se surveille séjour par séjour.

Documents

Dossier d'admission: Signé avant l'entrée : identité, couverture sociale et mutuelle, consentement, choix de chambre. Incomplet, il bloque la facturation du séjour.
Check-list sécurité du patient au bloc opératoire: La liste de vérification lue à voix haute avant l'incision puis avant la sortie de salle ; elle est obligatoire et tracée dans le dossier.
Compte rendu opératoire: Rédigé par le chirurgien après l'intervention : il fonde le codage du séjour et sert de preuve en cas de contestation.
Lettre de liaison de sortie: Remise au patient le jour de la sortie et adressée au médecin traitant : elle est obligatoire et son absence est relevée en certification.
Devis de dépassement d'honoraires: L'information écrite du reste à charge, remise avant l'acte dès que le dépassement franchit le seuil réglementaire.

Règles

Le consentement éclairé est recueilli et tracé avant l'acte : aucun dossier ne part au bloc sans lui.

Le reste à charge se dit au patient avant l'acte, et par écrit dès que le dépassement d'honoraires franchit le seuil réglementaire.

Un événement indésirable grave associé aux soins se déclare à l'ARS, et l'analyse en équipe qui suit n'est pas facultative.

L'agent ne code aucun séjour et ne donne aucune information médicale au patient : il prépare les dossiers, relance les pièces manquantes et alerte, le médical reste au médical.

Spécificités

séjour: L'unité de facturation de l'hospitalisation : un séjour, un tarif, quel que soit le nombre d'intervenants autour du patient.
demi-journée de vacation: Les heures de bloc réservées à une spécialité, comptées par demi-journée, dont on suit le taux d'occupation réel.
journée d'hospitalisation: L'unité qui sert aux bornes du séjour et aux suppléments de chambre particulière facturés à la mutuelle.
Praticien libéral: Attend un programme tenu, un dossier complet à son arrivée et des honoraires facturés sans erreur ; il peut emmener sa patientèle ailleurs.
Patient et proches: Attendent une heure d'arrivée claire, un reste à charge annoncé avant l'acte et une sortie organisée, pas improvisée le matin même.
Caisse primaire et mutuelle: Attendent des factures conformes et des droits à jour ; elles rejettent tout ce qui ne colle pas au séjour codé.
Département d'information médicale: Attend des comptes rendus complets et datés : sans eux il ne peut ni coder le séjour ni défendre l'établissement en cas de contrôle.; Le programme opératoire se boucle la veille et se lit en réunion : une place laissée vide au bloc ne se rattrape jamais.; Le codage PMSI se transmet tous les mois à l'Assurance maladie ; un séjour codé en retard est un séjour payé en retard.; La certification de la Haute Autorité de santé revient tous les quatre ans et se prépare sur l'année qui précède, patient traceur par patient traceur.; L'activité tombe en août et autour des fêtes, et les vacations de bloc se redistribuent des semaines à l'avance.