Chaque apprenti doit trouver un employeur, chaque contrat être pris en charge par l'opérateur de compétences, et chaque heure au centre être tracée et facturée.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin sur les dossiersEn début de journée, relever les échéances du jour à l'agenda et les dossiers en attente, et noter au registre ce qui presse. Dans HubSpot CRM.
Ouvrir les nouveaux dossiersÀ chaque demande reçue par courriel, ouvrir le dossier au CRM avec les pièces attendues, et accuser réception au demandeur. Dans HubSpot CRM.
Vérifier la complétude des dossiers actifsVérifier pour chaque dossier actif les pièces attendues à son étape et noter ce qui manque. Dans HubSpot CRM.
Réclamer les pièces manquantesÉcrire au client ou au collègue concerné la liste des pièces qui manquent, et relancer à la date fixée. Dans Microsoft 365.
Mettre à jour le CRMMettre à jour le statut de chaque dossier au CRM à chaque changement, avec la trace de ce qui l'a fait changer. Dans HubSpot CRM.
Prévenir avant les échéancesPrévenir le responsable de chaque dossier dont l'échéance approche, à J-7 et à J-1. Dans Microsoft 365.
Envoyer les synthèses et courriers de suiviRédiger et envoyer les synthèses de dossier et courriers de suivi demandés. Dans Microsoft 365.
Rendre le reporting du soirEn fin de journée, envoyer l'état des dossiers : ouverts, complets, en attente de pièces, échéances proches.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur centre de formation d'apprentis.

Vocabulaire

Contrat d'apprentissage: Contrat de travail en alternance entre un employeur et un apprenti, adossé à une formation menant à un diplôme.
Maître d'apprentissage: Salarié de l'entreprise qui forme l'apprenti ; il doit remplir des conditions de diplôme ou d'expérience.
Opérateur de compétences: Organisme de la branche de l'employeur qui finance le contrat d'apprentissage au niveau de prise en charge.
Niveau de prise en charge: Montant annuel fixé pour chaque diplôme, qui finance la formation de l'apprenti.
Rythme d'alternance: Répartition des semaines entre le centre et l'entreprise, annoncée à l'employeur dès l'offre.
Rupture du contrat: Fin anticipée du contrat, libre pendant les premières semaines en entreprise puis encadrée.

Documents

Contrat d'apprentissage: Signé par l'employeur et l'apprenti, il est contrôlé puis transmis à l'opérateur de compétences.
Convention de formation: Elle fixe la durée de formation et son prix entre le CFA et l'employeur.
Accord de prise en charge: Rendu par l'opérateur de compétences, il conditionne la facturation du contrat.
Certificat de réalisation: Il justifie les heures de formation réalisées pour chaque facture à l'opérateur.

Règles

Aucun montant d'aide à l'embauche ne se garantit à un employeur : les règles en vigueur se vérifient sur les textes.

Aucune donnée de contrat ne se corrige sans pièce justificative.

Le dossier d'un candidat ne se transmet à une entreprise qu'avec son accord.

Spécificités

contrat: L'unité de financement et de suivi administratif du CFA.
heure de formation: L'unité du calendrier d'alternance, des absences et des justificatifs de réalisation.
Apprentis et candidats: Attendent un employeur proche, un rythme tenable et un suivi s'ils sont en difficulté.
Employeurs et maîtres d'apprentissage: Attendent des candidats sérieux, un contrat simple à signer et une information sur les aides en vigueur.
Opérateurs de compétences: Attendent des contrats cohérents et des factures justifiées selon leur échéancier.
Région et services de l'État: Suivent l'offre de formation, l'insertion des apprentis et la qualité du centre.; La recherche d'employeurs culmine de mars à octobre, autour de la rentrée de septembre.; Les jeunes sans contrat à la rentrée disposent d'un délai limité pour en trouver un.; La facturation aux opérateurs suit leurs échéanciers, tranche par tranche, sur justificatifs.