Plans de traitement avec devis obligatoire, prothèses sous-traitées et stérilisation tracée.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Répartir les prospects et fixer les prioritésEn début de journée puis à chaque arrivée de nouveaux prospects, répartir les listes, les secteurs et les comptes entre les membres de l'équipe sans recouvrement, et fixer les priorités du jour au registre.
Rechercher des prospectsTout au long de la journée, identifier des entreprises et des interlocuteurs pertinents à partir des sources internes et du web : annuaires, sites d'entreprises, annonces, appels d'offres, actualités, et LinkedIn ou Indeed quand le client a coché leur case. Noter chacun au registre (table prospects) : entreprise, contact, fonction, e-mail, téléphone, besoin repéré, page source, date.
Vérifier et enrichir les fiches prospectsContrôler au registre les coordonnées, les fonctions et les besoins de chaque prospect en relisant son site web, corriger ce qui est faux, compléter ce qui manque et signaler les doublons, pour que chaque fiche du CRM soit fiable.
Mettre à jour les listes et les messages des campagnesMettre à jour les listes de chaque campagne et ses messages (courriel, appel, autre canal), et coordonner les prises de contact pour qu'aucun compte ne soit sollicité deux fois ni par deux canaux à la fois.
Suivre les envois, les réponses et les rendez-vousRelever les messages reçus et l'agenda, vérifier les appels passés, les messages envoyés, les réponses reçues, les relances à faire et les rendez-vous obtenus, et tenir chaque prospect à jour au registre.
Coordonner et faire les relancesTout au long de la journée, s'assurer que chaque prospect intéressé ou sans réponse reçoit le suivi prévu, sans doublon ni oubli : relever les réponses, envoyer la relance due, poser les rendez-vous obtenus à l'agenda et tenir le tableau des prospects à jour.
Prendre en charge les contactsÉcrire aux prospects qui n'ont pas encore été contactés : un message court et personnalisé à partir du besoin repéré, qui qualifie leur intérêt et propose un rendez-vous pour un commercial, avec la ligne qui permet de ne plus être sollicité. Noter chaque envoi au registre.
Informer les commerciaux des opportunitésTransmettre aux commerciaux les informations utiles sur leurs prospects, distribuer les demandes reçues et signaler par courriel les opportunités prioritaires, avec le contexte nécessaire pour qu'ils agissent le jour même.
Répondre aux questions de l'équipe sur les outilsRépondre aux demandes reçues de l'équipe sur le CRM, les listes de contacts et les outils de prospection : résoudre les problèmes courants et rappeler les méthodes convenues.
Mettre à jour les indicateurs de prospectionMettre à jour les indicateurs : prospects contactés, réponses, rendez-vous et opportunités créées, par campagne, par canal et par commercial, et vérifier que le CRM est à jour.
Repérer ce qui ne fonctionne pasSignaler les listes peu pertinentes, les messages qui obtiennent peu de réponses et les étapes où les prospects décrochent, et proposer l'arrêt ou la correction de ce qui ne donne rien.
Contrôler les chevauchementsRepérer les comptes touchés par plusieurs canaux dans la même période et décaler.
Envoyer le point d'activité et les priorités du lendemainEn fin de journée, consolider les résultats, partager le point d'activité avec le responsable et l'équipe, et préparer les priorités du lendemain : comptes à relancer, rendez-vous à confirmer, listes à ouvrir.
Mesurer le rendement des campagnesRapporter réponses, rendez-vous et affaires à l'effort consenti, campagne par campagne.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur cabinet dentaire.

Vocabulaire

Devis conforme: Document réglementaire remis avant tout traitement prothétique ou orthodontique : sans lui signé, le traitement ne peut pas commencer.
Panier sans reste à charge: Ensemble de prothèses intégralement remboursées : le devis doit proposer une solution de ce panier à côté de celle qui est conseillée.
Honoraire limite de facturation: Plafond réglementaire sur certaines prothèses : le dépasser est une infraction, quelle que soit la qualité du travail réalisé.
Traçabilité du dispositif sur mesure: Fiche remise au patient qui identifie la prothèse, ses matériaux et son fabricant : elle est obligatoire et se conserve.
Cycle de stérilisation: Passage en autoclave enregistré et contrôlé : chaque sachet porte la date et le numéro de cycle, et le registre est vérifié.
Séparateur d'amalgame: Dispositif obligatoire qui retient le mercure avant les eaux usées : ses déchets partent par une filière dédiée, contre bordereau.

Documents

Devis dentaire conforme au modèle réglementaire: Détaille l'acte, le matériau, le prix et la proposition sans reste à charge : c'est lui qui est signé avant tout traitement.
Registre des cycles de stérilisation: Enregistre chaque cycle, ses paramètres et ses contrôles : sans lui, la stérilisation n'est pas démontrable en cas de litige.
Fiche de traçabilité de la prothèse: Remise au patient, elle identifie le dispositif, ses matériaux et le laboratoire : elle est obligatoire pour tout dispositif sur mesure.
Bordereaux d'élimination des déchets de soins et d'amalgame: Attestent l'enlèvement par une filière agréée : ils se conservent et se présentent au contrôle sanitaire.

Règles

Aucun traitement prothétique ou orthodontique ne commence sans devis conforme signé : c'est une obligation légale, pas un usage de la profession.

Le devis propose une solution du panier sans reste à charge à côté de celle qui est conseillée : la taire est une faute d'information.

Chaque cycle de stérilisation s'enregistre et se contrôle : sans registre, la stérilisation est indémontrable le jour où elle est contestée.

Les déchets d'amalgame partent par une filière dédiée contre bordereau : ils ne rejoignent jamais les eaux usées ni les déchets courants.

Spécificités

Acte et code de la nomenclature: Chaque soin a son code et son tarif : la distinction entre acte remboursable et honoraire libre change tout le devis.
Fauteuil: Unité de capacité du cabinet : le planning se construit par fauteuil et par praticien, désinfection entre deux patients comprise.
Cycle d'autoclave: Unité de la stérilisation : la capacité en cycles par jour borne le nombre d'actes réalisables, autant que le nombre de fauteuils.
Le patient en traitement prothétique: Signe un devis et attend un prix ferme : une modification en cours suppose un nouveau devis, jamais un ajustement de facture.
Le prothésiste dentaire: Fabrique sur mesure et fournit la déclaration de conformité : il attend une empreinte exploitable et un délai réaliste.
L'assistant dentaire: Assure la stérilisation et la traçabilité : sa charge conditionne le rythme des fauteuils bien plus qu'on ne le croit.
La complémentaire santé: Donne une prise en charge sur devis : un devis transmis tard repousse le début du traitement de plusieurs semaines.; Les prothèses imposent plusieurs rendez-vous espacés du temps de fabrication au laboratoire : le planning se construit sur ces délais.; Les urgences dentaires arrivent sans prévenir et se placent dans la journée : des créneaux doivent rester libres pour les absorber.; Les fins d'année voient affluer les traitements à terminer avant l'expiration des droits chez les complémentaires santé.