Dossiers à délais de procédure impératifs, secret professionnel absolu et honoraires à conventionner.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin sur la prospectionEn début de journée, relever les réponses reçues, les rappels du jour et les rendez-vous posés.
Écrire les critères de ciblageÉcrire depuis l'offre et les meilleurs clients existants les critères des entreprises et des fonctions à viser, et les revoir chaque semaine.
Chercher de nouveaux prospectsChercher sur le web des entreprises qui répondent aux critères de ciblage et noter chacun au registre avec son contact, son besoin repéré et la page source.
Écrire aux nouveaux prospectsÉcrire à chaque nouveau prospect un premier message court sur son besoin, qui dit d'où viennent ses coordonnées et comment refuser.
Répondre, relancer et tenir le tableau des prospectsRépondre aux prospects, poser un rendez-vous avec les intéressés, relancer une fois les muets et retirer ceux qui refusent.
Appeler les prospects du jourAppeler les prospects contactés pour une découverte, écouter leur situation avant de présenter quoi que ce soit, et noter l'échange.
Qualifier les réponses reçuesÀ chaque réponse, noter le besoin, le décideur, le budget et le délai, et classer le prospect.
Transmettre les rendez-vous qualifiésPoser le rendez-vous à l'agenda du commercial et lui envoyer la fiche de qualification.
Envoyer le rapport de prospection de la semaineChaque semaine, envoyer les contacts, réponses, rendez-vous transmis et ce que les réponses apprennent du ciblage.
Compte rendu du soirEn fin de journée, envoyer les prospects trouvés, contactés, appelés et les rendez-vous transmis.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur avocat.

Vocabulaire

Secret professionnel: La protection absolue des échanges avec le client ; il ne se lève ni par accord ni par intérêt du dossier.
Conflit d'intérêts: L'impossibilité de défendre deux intérêts opposés ; il se vérifie avant d'ouvrir un dossier, pas après.
Convention d'honoraires: L'accord écrit sur le mode de rémunération, obligatoire et signé au début de la relation.
Délai de procédure: Les échéances impératives de chaque acte ; passé le délai, le droit est perdu et rien ne le rattrape.
Maniement de fonds: Les sommes reçues pour un client, qui transitent obligatoirement par la caisse de la profession.
Diligences: Le détail des actes accomplis, qui justifie les honoraires et se consigne au fur et à mesure.
Aide juridictionnelle: La prise en charge par l'État pour les clients éligibles, avec son barème et ses formalités propres.
Conclusions: L'écriture qui expose les demandes et les moyens ; sa date de dépôt suit le calendrier de procédure.

Documents

Convention d'honoraires signée: Elle fixe le mode de calcul et évite l'essentiel des litiges ; elle se signe avant de travailler.
Note de diligences: Elle détaille les actes accomplis et le temps passé, pièce de référence en cas de contestation d'honoraires.
Échéancier de procédure: Il porte tous les délais du dossier ; c'est l'outil qui empêche la faute professionnelle la plus grave.
Dossier de plaidoirie: Pièces numérotées et bordereau communiqué à la partie adverse, sans quoi une pièce est écartée des débats.

Règles

Le secret professionnel est absolu : aucune information sur un dossier ne sort du cabinet, même anonymisée, même à un proche du client.

Un conflit d'intérêts se vérifie avant toute ouverture de dossier et impose de se déporter, quelle que soit la valeur de l'affaire.

Aucun délai de procédure n'est laissé à la mémoire : il s'inscrit à l'échéancier le jour où il naît.

Les fonds reçus pour un client passent par la caisse de la profession, jamais par le compte du cabinet ni par un compte personnel.

Spécificités

Dossiers en cours: La charge réelle du cabinet, dont chacun porte ses propres délais à ne pas manquer.
Heures facturables: L'unité de facturation au temps passé, à consigner au jour le jour et non reconstituée.
Jours avant échéance: Le compte à rebours de chaque acte, seul indicateur qui prime sur tous les autres.
Le client: Il veut être rassuré et compris autant que défendu, et comprend mal que le délai prime sur sa disponibilité.
Le greffe de la juridiction: Il enregistre les actes et fixe les audiences ; ses exigences de forme font rejeter un dépôt tardif ou incomplet.
L'avocat adverse: Il communique les pièces et les écritures ; la relation confraternelle encadre les échanges par des règles précises.
Le bâtonnier et l'ordre: Ils tranchent les difficultés déontologiques et les contestations d'honoraires, et leur avis s'impose.; Les délais de procédure commandent tout : une audience ou une forclusion ne se déplace pas pour convenance du cabinet.; Les vacations judiciaires et les périodes de vacances déplacent les audiences et compriment les calendriers de rentrée.; L'urgence est structurelle : référés, gardes à vue et mesures conservatoires tombent sans prévenir sur un planning plein.