Dossiers à délais de procédure impératifs, secret professionnel absolu et honoraires à conventionner.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Répartir les prospects et fixer les prioritésEn début de journée puis à chaque arrivée de nouveaux prospects, répartir les listes, les secteurs et les comptes entre les membres de l'équipe sans recouvrement, et fixer les priorités du jour au registre.
Rechercher des prospectsTout au long de la journée, identifier des entreprises et des interlocuteurs pertinents à partir des sources internes et du web : annuaires, sites d'entreprises, annonces, appels d'offres, actualités, et LinkedIn ou Indeed quand le client a coché leur case. Noter chacun au registre (table prospects) : entreprise, contact, fonction, e-mail, téléphone, besoin repéré, page source, date.
Vérifier et enrichir les fiches prospectsContrôler au registre les coordonnées, les fonctions et les besoins de chaque prospect en relisant son site web, corriger ce qui est faux, compléter ce qui manque et signaler les doublons, pour que chaque fiche du CRM soit fiable.
Mettre à jour les listes et les messages des campagnesMettre à jour les listes de chaque campagne et ses messages (courriel, appel, autre canal), et coordonner les prises de contact pour qu'aucun compte ne soit sollicité deux fois ni par deux canaux à la fois.
Suivre les envois, les réponses et les rendez-vousRelever les messages reçus et l'agenda, vérifier les appels passés, les messages envoyés, les réponses reçues, les relances à faire et les rendez-vous obtenus, et tenir chaque prospect à jour au registre.
Coordonner et faire les relancesTout au long de la journée, s'assurer que chaque prospect intéressé ou sans réponse reçoit le suivi prévu, sans doublon ni oubli : relever les réponses, envoyer la relance due, poser les rendez-vous obtenus à l'agenda et tenir le tableau des prospects à jour.
Prendre en charge les contactsÉcrire aux prospects qui n'ont pas encore été contactés : un message court et personnalisé à partir du besoin repéré, qui qualifie leur intérêt et propose un rendez-vous pour un commercial, avec la ligne qui permet de ne plus être sollicité. Noter chaque envoi au registre.
Informer les commerciaux des opportunitésTransmettre aux commerciaux les informations utiles sur leurs prospects, distribuer les demandes reçues et signaler par courriel les opportunités prioritaires, avec le contexte nécessaire pour qu'ils agissent le jour même.
Répondre aux questions de l'équipe sur les outilsRépondre aux demandes reçues de l'équipe sur le CRM, les listes de contacts et les outils de prospection : résoudre les problèmes courants et rappeler les méthodes convenues.
Mettre à jour les indicateurs de prospectionMettre à jour les indicateurs : prospects contactés, réponses, rendez-vous et opportunités créées, par campagne, par canal et par commercial, et vérifier que le CRM est à jour.
Repérer ce qui ne fonctionne pasSignaler les listes peu pertinentes, les messages qui obtiennent peu de réponses et les étapes où les prospects décrochent, et proposer l'arrêt ou la correction de ce qui ne donne rien.
Contrôler les chevauchementsRepérer les comptes touchés par plusieurs canaux dans la même période et décaler.
Envoyer le point d'activité et les priorités du lendemainEn fin de journée, consolider les résultats, partager le point d'activité avec le responsable et l'équipe, et préparer les priorités du lendemain : comptes à relancer, rendez-vous à confirmer, listes à ouvrir.
Mesurer le rendement des campagnesRapporter réponses, rendez-vous et affaires à l'effort consenti, campagne par campagne.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur avocat.

Vocabulaire

Secret professionnel: La protection absolue des échanges avec le client ; il ne se lève ni par accord ni par intérêt du dossier.
Conflit d'intérêts: L'impossibilité de défendre deux intérêts opposés ; il se vérifie avant d'ouvrir un dossier, pas après.
Convention d'honoraires: L'accord écrit sur le mode de rémunération, obligatoire et signé au début de la relation.
Délai de procédure: Les échéances impératives de chaque acte ; passé le délai, le droit est perdu et rien ne le rattrape.
Maniement de fonds: Les sommes reçues pour un client, qui transitent obligatoirement par la caisse de la profession.
Diligences: Le détail des actes accomplis, qui justifie les honoraires et se consigne au fur et à mesure.
Aide juridictionnelle: La prise en charge par l'État pour les clients éligibles, avec son barème et ses formalités propres.
Conclusions: L'écriture qui expose les demandes et les moyens ; sa date de dépôt suit le calendrier de procédure.

Documents

Convention d'honoraires signée: Elle fixe le mode de calcul et évite l'essentiel des litiges ; elle se signe avant de travailler.
Note de diligences: Elle détaille les actes accomplis et le temps passé, pièce de référence en cas de contestation d'honoraires.
Échéancier de procédure: Il porte tous les délais du dossier ; c'est l'outil qui empêche la faute professionnelle la plus grave.
Dossier de plaidoirie: Pièces numérotées et bordereau communiqué à la partie adverse, sans quoi une pièce est écartée des débats.

Règles

Le secret professionnel est absolu : aucune information sur un dossier ne sort du cabinet, même anonymisée, même à un proche du client.

Un conflit d'intérêts se vérifie avant toute ouverture de dossier et impose de se déporter, quelle que soit la valeur de l'affaire.

Aucun délai de procédure n'est laissé à la mémoire : il s'inscrit à l'échéancier le jour où il naît.

Les fonds reçus pour un client passent par la caisse de la profession, jamais par le compte du cabinet ni par un compte personnel.

Spécificités

Dossiers en cours: La charge réelle du cabinet, dont chacun porte ses propres délais à ne pas manquer.
Heures facturables: L'unité de facturation au temps passé, à consigner au jour le jour et non reconstituée.
Jours avant échéance: Le compte à rebours de chaque acte, seul indicateur qui prime sur tous les autres.
Le client: Il veut être rassuré et compris autant que défendu, et comprend mal que le délai prime sur sa disponibilité.
Le greffe de la juridiction: Il enregistre les actes et fixe les audiences ; ses exigences de forme font rejeter un dépôt tardif ou incomplet.
L'avocat adverse: Il communique les pièces et les écritures ; la relation confraternelle encadre les échanges par des règles précises.
Le bâtonnier et l'ordre: Ils tranchent les difficultés déontologiques et les contestations d'honoraires, et leur avis s'impose.; Les délais de procédure commandent tout : une audience ou une forclusion ne se déplace pas pour convenance du cabinet.; Les vacations judiciaires et les périodes de vacances déplacent les audiences et compriment les calendriers de rentrée.; L'urgence est structurelle : référés, gardes à vue et mesures conservatoires tombent sans prévenir sur un planning plein.